Управление закупками

Производство любого продукта или предоставление услуги силами одного предприятия в современных условиях практически невозможно. Каждая компания в той или иной степени привлекает для создания своего товара внешние организации. Эта деятельность называется закупками. Управление закупками имеет решающее значение для обеспечения организации качественным снабжением, поэтому стандарт ИСО 9001:2015 просто не мог обойти этот процесс стороной.

С точки зрения системы качества, управление закупками – это деятельность, связанная с приобретением ресурсов в интересах организации. Требования системы качества к управлению закупками достаточно обширны и подробно представлены в разделе 8.4 стандарта ИСО 9001:2015. Управление закупками позволяет организации гарантировать качество процессов, продукции или услуг, поставляемых внешними поставщиками.

Цель управления закупками

Управление закупками – это одна из составных частей системы управления качеством организации. В зависимости от размера и сферы деятельности предприятия, она может в большей или меньшей степени оказывать влияние на качество конечной продукции или услуги. Вне зависимости от того, чем занимается организация, каковы ее объемы производства, сколько она существует на рынке, цель управления закупками всегда одна. Эта цель – непрерывное обеспечение организации ресурсами в соответствии с требованиями, по конкурентным ценам, и хорошего качества.

Задачи управления закупками

Управление закупками является важным звеном технологического процесса любой организации, а в вопросах обеспечения качества оно служит фундаментом эффективной работы. Чтобы добиться главной цели и обеспечить работу организации, управление закупками должно решать ряд задач.

Основными задачами управления закупками являются:

• обеспечение наличия всех видов ресурсов (сырья, материалов, оборудования, энергии, персонала и т.п.). Без ресурсов работа организации останавливается. Эффективное управление закупками позволяет гарантировать работу организации;
• обеспечение стабильности потока ресурсов. Стабильная доступность ресурсов необходима для качественного и непрерывного исполнения производственных процессов;
• развитие альтернативных источников снабжения. С целью повышения качества и стабильности ресурсов, организации необходимо иметь возможность закупок у альтернативных поставщиков;
• установление взаимовыгодных отношений с поставщиками. Взаимовыгодные отношения с поставщиками позволяют сократить затраты на закупки за счет снижения мер контроля;
• повышение координации взаимодействия между подразделениями организации. Поскольку объем закупок находится в прямой зависимости от потребностей подразделений в ресурсах, то эффективное управление закупками позволяет сократить дублирование закупок ресурсов разными подразделениями и их неэффективное использование;
• обучение и развитие персонала. Персоналу должны быть понятны цели и требования к закупкам, чтобы была возможность оценивать полученные результаты. За счет различных отклонений в ходе закупок всегда есть разница между планом, исполнением и результатом. Обучение персонала позволяет свести эту разницу к минимуму.

Решение задач управления закупками можно считать успешным, если в каждый момент времени организация располагает необходимым объемом ресурсов для осуществления своей деятельности.

Функции управления закупками

В различных организациях функции управления закупками могут быть разнообразны и широки. Среди них могут быть функции, которые выполняются регулярно и те, которые выполняются от случая к случаю.

Наиболее общими функциями управления закупками являются:

• определение потребности в закупках. Любая деятельность требует ресурсов. Потребности в ресурсах формируются различными подразделениями организации и оформляются в виде заявок на закупку. Эта информация является исходной информацией для начала процесса закупок.
• планирование закупок. После определения потребности необходимо детальное планирование закупок ресурсов по количеству (объему), срокам поставки, качеству, бюджету. Закупаемые ресурсы могут по-разному влиять на качество конечной продукции организации, поэтому при планировании важно учитывать тип и степень влияния закупок на конечный результат работы организации.
• выбор поставщиков. Для обеспечения стабильных поставок и высокого качества закупок, организация должна тщательно подходить к выбору поставщиков. Ошибки в выборе поставщиков могут дорого обойтись организации, как с точки зрения денег, так и с точки зрения времени, и с точки зрения репутации.
• размещение заказов. Размещение заказов предполагает оформление различных закупочных документов и сообщение поставщику требований к закупкам (вид и полное описание закупок, сроки поставки, требования по условиям поставки и пр.). Эта информация всегда должна быть актуальной и достоверной.
• организация поставок. Выбор способа поставок ресурсов также оказывает существенное влияние на стабильность поставок и качество результатов работы организации. Способ поставок необходимо учитывать при планировании закупок и выборе поставщиков. Организации не обязательно заниматься поставками своими силами. Задача организации – организовать поставки для обеспечения стабильности своей работы.
• контроль поставок. В зависимости от масштабов организации и сферы деятельности, контроль поставок может быть очень простым и очень сложным. Для одних организаций достаточно контролировать только сроки поставки, для других может оказаться необходимым досконально знать маршруты поставки, типы транспортных средств, условия транспортировки и пр.
• приемка результатов закупок. При получении результатов закупок они должны быть проверены в соответствии со спецификациями, указанными в заказе на закупку, чтобы убедиться в их качестве и количестве. Плохая проверка или ее отсутствие может плохо сказаться на качестве конечно продукта, который предоставляет организация.
• ведение записей по закупкам. Закупки всегда связаны с большим количеством документированной информации (заявки, счета, квитанции, накладные и пр.) Система качества также добавляет к закупкам определенный набор документированной информации, которая позволяет контролировать весь процесс закупок.
• анализ закупок. Важной функцией управления закупками является анализ результатов закупок. Он позволяет оптимизировать закупки, отказаться от работы с ненадежными поставщиками, оценить возможности по сокращению затрат на закупки без потери качества.

В рамках процесса закупок все эти функции выполняются циклично. Стандарт ИСО 9001:2015 устанавливает для процесса закупок ряд требований, которые позволяют с каждой итерацией совершенствовать и улучшать управление закупками.

Процесс управления закупками

В целом, требования стандарта ИСО 9001:2015 не сильно меняют «типовой» процесс закупок. Состав функций управления закупками от реализации этих требований, также, не расширяется. Выполнение требований системы качества позволяет упорядочить деятельность по закупкам и гарантировать, что приобретаемые ресурсы будут соответствовать потребностям организации.

Все требования по управлению закупками представлены в стандарте ИСО 9001:2015 в разделе 8.4 «Управление процессами, продукцией и услугами, поставляемыми внешними поставщиками».

Подраздел 8.4.1 «Общие положения»

Организация должна обеспечить соответствие процессов, продукции и услуг, поставляемых внешними поставщиками, требованиям.

Организация должна определять средства управления, применимые для процессов, продукции и услуг, поставляемых внешними поставщиками, в тех случаях, когда:

a) продукция и услуги от внешних поставщиков предназначены для включения их в состав продукции и услуг, предлагаемых самой организацией;

b) продукция и услуги поставляются внешними поставщиками напрямую потребителю(ям) от имени организации;

c) процесс или его часть выполняется внешним поставщиком в результате принятия решения организацией.

Организация должна определить и применять критерии оценки, выбора, мониторинга результатов деятельности, а также повторной оценки внешних поставщиков, исходя из их способности выполнять процессы или поставлять продукцию и услуги в соответствии с требованиями. Организация должна регистрировать и сохранять документированную информацию об этих действиях и о любых необходимых действиях, вытекающих из оценок.

Чтобы выполнить требования данного раздела организация должна:

• определить виды закупок. Каждый продукт или услуга относится к своему виду закупок. Организация может закупать сырьё, оборудование, материалы, работы, отдавать процессы на аутсорсинг;
• определить влияние закупок на конечную продукцию (услугу). Не все закупки могут одинаково влиять на соответствие продукции (услуги). Стандарт требует обязательно управлять теми из них, которые могут привести к риску нарушения требований потребителей;
• разработать критерии первоначальной оценки поставщиков. Для каждого вида закупок необходимо установить свои критерии. Они могут подразделяться по видам продукции или группам товаров (услуг, работ, процессов);
• разработать правила выбора поставщиков. Правила устанавливаются на основе критериев первоначальной оценки и степени влияния данного вида закупок на продукцию организации. Они могут включать в себя ранжирование потенциальных поставщиков по степени приоритетности;
• разработать критерии повторной оценки поставщиков. В зависимости от видов закупок и условий выполнения поставок такие критерии могут отличаться от поставщика к поставщику;
• проводить первоначальную оценку, выбор, мониторинг работы и повторную оценку поставщиков;
• регистрировать и сохранять результаты первоначальной оценки, выбора и повторной оценки поставщиков.

Стандарт распространяет свои требования только на те закупки, которые оказывают существенное влияние на качество поставляемых организацией товаров и услуг. Нет необходимости, чтобы указанные действия охватывали закупки, не имеющие существенного значения. В то же время организация может применять их ко всем видам закупок, если это необходимо.

Подраздел 8.4.2 «Тип и степень управления».

Организация должна обеспечить, чтобы процессы, продукция и услуги, поставляемые внешними поставщиками, не оказывали негативного влияния на способность организации постоянно поставлять своим потребителям соответствующую продукцию и услуги.

Организация должна:

a) обеспечивать, чтобы процессы, поставляемые внешними поставщиками, находились под управлением её системы менеджмента качества;

b) определять средства управления, которые она планирует применять как в отношении внешнего поставщика, так и к поставляемым им результатам;

c) учитывать:

1) возможное влияние процессов, продукции и услуг, поставляемых внешними поставщиками, на способность организации постоянно обеспечивать соответствие требованиям потребителей и применимым законодательным и нормативным правовым требованиям;

2) результативность средств управления, применяемых внешним поставщиком;

d) определять верификацию или другие действия, необходимые для обеспечения соответствия процессов, продукции и услуг, поставляемых внешними поставщиками, требованиям.

Для выполнения требований данного раздела стандарта необходимо:

• оценить степень критичности продукции (работ, услуг) поставщика для деятельности организации. Критичность оценивается не только с точки зрения технических моментов (показатели качества изделий), но и стабильности поставок (стабильный уровень качества, стабильное время поставки, стабильные объёмы поставок и пр.);
• установить критерии и методы контроля продукции (услуг, результатов работы) поставщика;
• установить правила контроля процессов поставщика (при необходимости). При этом надо помнить, что задача организации состоит в проверке выполнения контрольных мероприятий, которые применяет поставщик, а не в проведении контроля вместо него;
• согласовать с поставщиком критерии, методы и правила контроля;
• документально оформить согласованные критерии, методы и правила контроля;
• выполнять установленный порядок контроля за работой поставщика.

Подраздел 8.4.3 «Информация, предоставляемая внешним поставщикам»

Организация должна обеспечивать достаточность требований до их сообщения внешнему поставщику.

Организация должна сообщать внешним поставщикам свои требования, относящиеся:

a) к поставляемым процессам, продукции и услугам;

b) одобрению:

1) продукции и услуг;

2) методов, процессов и оборудования;

3) выпуска продукции и услуг;

c) к компетентности персонала, включая любые требуемые меры подтверждения квалификации;

d) взаимодействию внешнего поставщика с организацией;

e) применяемым организацией управлению и мониторингу результатов деятельности внешнего поставщика;

f) деятельности по верификации или валидации, которые организация или её потребитель предполагают осуществлять на месте у внешнего поставщика.

Для реализации положений этого раздела стандарта необходимо:

• определить состав требований, предъявляемых к каждой конкретной поставке;
• установить требования к условиям выполнения поставки;
• определить порядок взаимодействия с поставщиком;
• документировать требования к поставщику;
• проверить требования на полноту, достаточность и адекватность;
• согласовать требования с поставщиком.

Перечисленные действия должны выполняться регулярно при подготовке к заключению договора с каждым поставщиком. При необходимости, требования могут предъявляться к каждой поставке (например, когда поставщик осуществляет поставки отдельными партиями). Под поставкой подразумевается не только поставка продукции, но и выполнение работ, оказание услуг или исполнение процессов на аутсорсинге.

Стандарт не содержит специальных требований к документированию информации по закупкам, но это не означает, что от документирования следует отказываться. Требования могут быть представлены в проекте договора, технических спецификациях на закупку, наряд-заказе и т.п. документах.

20.07.2023