Управление документацией

Обязательным условием нормальной работы системы менеджмента качества является наличие документации. Документация необходима для представления деятельности организации, ее процессов, систем, выпускаемой продукции или услуг. Документация дает возможность каждой организации развиваться и отслеживать динамику изменений во времени.

В зависимости от масштабов организации количество ежедневно возникающих документов может составлять от единиц, до нескольких тысяч. Если никак не влиять на этот процесс, то через некоторое время у организации могут появиться большие проблемы. Чтобы избежать таких проблем, стандарт ИСО 9001:2015 требует от организации управлять документацией.

С точки зрения системы качества, управление документацией – это систематическая деятельность организации по созданию контролируемых условий существования документации на всех этапах ее жизненного цикла.

Новая версия стандарта трактует документацию в более широком формате, чем просто документ. Стандарт ИСО 9001:2015 требует от организации управлять документированной информацией. Документированная информация может быть представлена на различных носителях – бумажных, электронных, фото, видео, аудио.

Основная цель управления документацией состоит в том, чтобы оптимизировать процессы, связанные с оборотом информации. Управление документацией позволяет повысить эффективность информационного обмена, обеспечить доступность информации, расширить взаимодействие между сотрудниками и снизить риски, связанные с потерей документов, несанкционированным доступом и несоблюдением различных требований.

Виды документации

Управление документацией невозможно без классификации. Классификация позволяет распределить документацию по определенным видам. В зависимости от вида документации выстраиваются схемы управления документами. Существуют различные варианты классификации документации. Документация может классифицироваться по функциональному признаку, по происхождению, по назначению, по форме носителя и т.п. Выбор признаков классификации зависит от отрасли, в которой работает организация, видов выполняемых работ, масштабов организации и обязательных нормативных требований.

Стандарт ИСО 9001:2015 не устанавливает специальных требований по классификации видов документов, поэтому организация может использовать любую классификацию, которая ей удобна.

Наиболее часто документацию классифицируют по функциональным признакам – документация «привязывается» к определенным видам деятельности.

В этом случае могут существовать следующие виды документации:

• проектная;
• конструкторская;
• организационно-распорядительная;
• технологическая;
• нормативно-техническая;
• кадровая;
• юридическая;
• бухгалтерская;
• сметная и т.д.

Для отдельных видов документации разработаны нормативные документы. Если работа организации связана с нормативно регулируемой областью деятельности, то для классификации документации можно (нужно) использовать установленную в этих документах систему классификации.

Примерами таких нормативных документов являются:

• ЕСКД (единая система конструкторской документации);
• ЕСТД (единая система технологической документации);
• СПДС (система проектной документации для строительства);
• Унифицированная система организационно-распорядительной документацией;
• Унифицированные формы первичной учетной документации (по труду, по налоговому учету, по складскому учету, по бухгалтерскому учету и т.п.).

Однако не всегда бывает возможным связать существующие в организации документы с какими-либо унифицированными системами документации. В этом случае организация может применять свои собственные виды документации. Например, для документации по системе качества, по маркетинговой деятельности, по планированию, по управленческому учету, по бюджетированию и т.п.

Процесс управления документацией

Процесс управления документацией напрямую связан с жизненным циклом документа, который, в свою очередь, зависит от вида документации. Не все документы имеют идентичный жизненный цикл. Это необходимо учитывать при управлении документацией.

Основные этапы жизненного цикла документации включают в себя:

• создание. Управление документацией на этом этапе процесса должно предусматривать назначение ответственных за создание каждого документа, определение правил идентификации документов, название, назначение, структуру каждого документа и другие технические аспекты;
• рассмотрение и утверждение. Каждый документ организации в той или иной степени подразумевает под собой адекватное содержание. В противном случае его создание не целесообразно. Процесс управления документацией должен предусматривать проверку и анализ документа после его создания. Такие действия, как правило, включают проверку правильности оформления, оценку адекватности содержания, согласование или подписание документа;
• публикация. Как только документ согласован и принят, необходимо определить, как и где он будет опубликован, и кто будет иметь к нему доступ, какие ограничения безопасности применяются к документу и т.п.
• интеграция. Как внутренние, так и внешние документы должны быть интегрированы в систему документооборота организации. В процессе управления документацией это достигается за счет регистрации документа (в бумажном или электронном виде);
• актуализация. Рано или поздно, но каждый документ требуется актуализировать. Для эффективного управления документацией необходимо предусмотреть ответственных за пересмотр документов, порядок пересмотра и регистрации изменений, порядок архивирования устаревших версий документа. Для отдельных видов документов актуализация никогда не выполняется. К таким видам документов относятся отчетные форы, в частности, записи по качеству;
• изъятие или уничтожение. Устаревшие документы могут значительно затруднить работу как самой организации, так и ее сотрудников. Важным этапом процесса управления документацией является уничтожение документов или их удаление из общего доступа. Процесс должен предусматривать действия по изъятию документов, определению времени хранения, архивирования, порядка уничтожения и т.п.

Требования к управлению документацией

В соответствии с требованиями стандарта ИСО 9001:2015 управление документацией (документированной информацией) необходимо для того, чтобы сотрудники организации имели к ней доступ в то время и когда это необходимо, а также для того, чтобы исключить несанкционированные действия с документацией и данными. Эти требования представлены в двух разделах стандарта – раздел 4.4 и раздел 7.5.

Раздел 4.4 требует, чтобы СМК и процессы организации поддерживали документированную информацию в объеме, необходимом для выполнения процессов, и сохраняли документированную информацию в объеме, необходимом для обеспечения уверенности в том, что процессы выполняются в соответствии с планом.

В разделе 7.5.1 описывается, что документация по СМК должна включать:

• документированную информацию, требуемую настоящим стандартом;
• документированную информацию, определенную организацией как необходимую для эффективной работы системы менеджмента качества.

Следующие два раздела устанавливают требования к управлению документированной информацией.

Эти требования включают:

• определение правил идентификации документов, формата и носителей документов, установление порядка анализа и рассмотрения документов на предмет пригодности и адекватности;
• определение порядка распространения документов, поиска, доступности, использования, защиты от несанкционированного доступа, от изменения, от повреждения;
• установление порядка управления изменениями, хранения, архивирования, уничтожения.

Стандарт не требует создавать специальную процедуру управления документированной информацией, однако без такой процедуры сложно обеспечить выполнение требований по всем видам документации, которая может существовать в организации.

Правила управления документированной информацией желательно свести в единую процедуру, либо вместо процедуры можно создать отдельные карты процессов по управлению документированной информацией. Процедура (карты процессов) должна включать в себя мероприятия по выполнению требований, указанных во всех подразделах п.п.7.5 стандарта ИСО 9001:2015.

Процедура управления документацией

Управление документацией является одной из сложных процедур системы качества. Она упорядочивает систему документооборота организации, поэтому при разработке данной процедуры много внимания уделяется составу документации, движению документов, правилам их обработки. Данная процедура задает единые правила обращения с документацией, от соблюдения которых во многом зависит эффективность работы не только самой системы качества, но и организации в целом.

Первоначально, управление документацией требует определить виды документации. Для этого организация может воспользоваться нормативными документами или самостоятельно классифицировать свои документы в соответствии со своими потребностями.

Следующим этапом разработки процедуры управления документацией будет определение состава документов, входящих в каждый из видов документации. Например, в состав документации по закупкам могут входить – заявка на закупку, требование накладная, закупочная ведомость и т.п.

Далее необходимо сгруппировать документы, входящие в каждый из видов документации по общим схемам управления. Это позволит сократить количество схем движения документов, а также определить общие правила для документов со схожими схемами движения. Чтобы осуществить группировку документов по схемам управления предварительно необходимо определить, как осуществляется работа с каждым из этих документов.

Чтобы управление документацией не затрудняло работу, необходимо определить применимость требований стандарта ИСО 9001:2015 к выбранным группам документов. Отдельные требования стандарта могут быть не применимы к тем или иным документам или группам документов. Кроме того, на этом этапе необходимо проверить применимость обязательных требований, предъявляемых другими нормативными документами (например, стандартами бухгалтерской или налоговой отчетности).

Последний этап разработки процедуры управления документацией – это дополнение существующих схем теми действиями, которые предусматривают требования стандарта ИСО 9001:2015. Чтобы управление документацией было эффективным, необходимо определить наиболее приемлемый метод реализации этих требований для организации. Например, требование по идентификации документов для одной организации может быть реализовано за счет применения информационной системы, а для другой за счет организационных мероприятий и ручной работы персонала.

Форма представления процедуры может быть различной – в виде схем процессов, в табличном виде, в простом текстовом описании. Главное, чтобы эта форма не нарушала единую форму, установленную для всех процедур в организации.

Процедура управления документацией может быть разделена на несколько процедур, каждая из которых регламентирует порядок работы с каким-либо видом документации. Например, процедура по делопроизводству, по проектно-конструкторской документации, по управлению записями по качеству и т.п.

Другим вариантом разработки процедуры может являться случай, когда управление документацией прописано в виде общих правил, но в таком варианте все конкретные действия по управлению тем или иным документом необходимо представить в картах процессов.

Актуализировано 08.09.2023