Предупреждающие действия

В новой версии стандарта ИСО 9001:2015 (ISO 9001:2015) нет специального раздела или пункта, посвященного предупреждающим действиям. Это объясняется тем, что концепция предупреждающих действий выражается через риск-ориентированное мышление. Предупреждающие действия определяются в процессе оценки рисков как часть усилий по внедрению системы управления рисками.

Место предупреждающих действий в системе управления рисками представлено на рисунке.

Для выявления рисков, требующих применения предупреждающих действий, в системе качества должны быть предусмотрены мониторинг процессов и средства контроля продукции, работ или услуг, гарантирующие выявление потенциальных проблем и их устранение до того, как они возникнут. Теже процессы мониторинга и анализа могут быть использованы для выявления возможностей для улучшения и планирования действий по улучшению системы качества, процессов, продукции, работ или услуг организации.

Источниками информации для выявления рисков и разработки предупреждающих действий, как правило, являются:

• анализ системы качества со стороны руководства;
• мониторинг процессов;
• обратная связь от потребителей;
• анализ процессов;
• анализ причин корректирующих действий;
• различные методы оценки рисков;
• предложения по улучшению, поступающие от сотрудников и других заинтересованных сторон;
• результаты планирования деятельности;
• мониторинг изменений внешней и внутренней среды;
• результаты внешнего и внутреннего аудита;
• наблюдение за работой персонала и др.

После определения потенциальных источников проблем и возможных последствий от возникновения этих проблем, следует оценка вероятности возникновения риска и затрат на их устранение или снижение.

Стандарт ИСО 9001:2015 (ISO 9001:2015) требует от организации вести документированную информацию о предпринятых действиях в отношении рисков, как свидетельство того, что была внедрена эффективная система качества и что она способна предвидеть, выявлять и устранять потенциальные проблемы.

Если организация решит ничего не предпринимать в ответ на выявленный риск, она обязательно должна документировать причины, стоящие за этим решением.

Управление предупреждающими действиями необходимо для того, чтобы организация могла соответствовать нормативным требованиям и ожиданиям клиентов. Это также полезно для постоянного совершенствования систем менеджмента качества.

Хотя в соответствии с пунктом 6.1 стандарта ИСО 9001:2015 (ISO 9001:2015) нет явного требования по разработке процедуры предупреждающих действий, разработка такой процедуры позволит документировать этапы и фиксировать результаты выполнения предупреждающих действий.

Процедура предупреждающих действий

Процедура предупреждающих действий содержит правила работы по устранению причин потенциальных (возможных) несоответствий. Данная процедура является более сложной по сравнению с процедурой корректирующих действий, т.к. требует применения методов выявления и управления возможными событиями. К таким методам относятся методы управления рисками, поэтому в процедуру управления предупреждающими действиями часто включают элементы риск-менеджмента.

Первым этапом разработки данной процедуры является этап определения источников информации о потенциальных несоответствиях. Источники информации сходны с источниками информации по корректирующим действиям – это результаты анализа рисков, результаты анализа потребностей и ожиданий потребителей, результаты анализа работы организации, измерение удовлетворенности потребителей, измерения процессов, данные прошлого опыта, результаты самооценки и пр. (см. раздел выше).

Предупреждающие действия могут затрагивать различные уровни улучшений в организации – долгосрочные улучшения, среднесрочные и оперативные. Поэтому, следующим этапом будет являться определение правил соотнесения потенциальных несоответствий с уровнями улучшений в работе организации.

Порядок работы по проведению предупреждающих действий в общем виде схож с порядком корректирующих действий:

• проведение анализа потенциальных несоответствий;
• определение причин потенциальных несоответствий;
• оценка необходимости принятия мер для предотвращения потенциальных несоответствий;
• определение и осуществление необходимых мероприятий;
• регистрация результатов предпринятых действий в плане предупреждающих действий;
• анализ результативности и эффективности предпринятых действий.

Существенное отличие от процедуры корректирующих действий возникает в деталях выполнения указанного выше общего порядка. Все эти действия будут определяться выбранными методами управления рисками.