Внутренний аудит СМК

Внутренний аудит СМК – это один из инструментов совершенствования работы организации. Целью внутреннего аудита является оценка эффективности системы менеджмента качества и результативности работы организации в целом. Проводя внутренний аудит СМК, организация может определить области, в которых необходимы изменения или улучшения.

Исходя из требований стандарта ИСО 9001:2015 (ISO 9001:2015) внутренний аудит является неотъемлемой частью системы менеджмента качества. Он позволяет проверить соответствует система качества требованиям данного стандарта или нет. Помимо этого с его помощью можно лучше познакомиться с подразделениями, объяснить людям, почему необходимы определенные процессы системы качества, собрать полезную обратную связь для дальнейшего совершенствования СМК и оценить готовность к внешним аудитам.

Внутренний аудит СМК обычно называют "аудитом первой стороны". Он проводится организацией самостоятельно силами своих сотрудников. Сотрудники, проводящие аудит, должны быть обученными, квалифицированными аудиторами, чтобы гарантировать, что аудит проведен правильно, а результаты аудита оформлены в соответствии с процедурами организации.

Существует три вида внутреннего аудита СМК:

• аудит системы - этот тип аудита фокусируется на системе менеджмента качества организации в целом и позволяет убедиться в том, что каждый пункт или требование стандарта ИСО 9001:2015 (ISO 9001:2015) были выполнены.
• аудит процесса – этот тип аудита проверяет, что процессы, входящие в состав системы менеджмента качества, выполняются в соответствии с разработанными процедурами или картами процессов. Аудит процесса используется для того, чтобы сконцентрироваться на проблемных процессах, новых процессах или процессах с высоким уровнем риска.
• аудит продукта – этот тип внутреннего аудита представляет собой серию проверок на соответствующих этапах проектирования, производства, монтажа или поставки продукции для проверки соответствия любым установленным требованиям к продукту со стороны системы качества.

Более подробную информацию по видам аудита можно посмотреть в статье "Виды аудита СМК".

Каждый внутренний аудит СМК включает в себя 4 этапа - планирование, выполнение, отчетность и последующие действия (закрытие аудита).

Планирование необходимо для определения общего объема и цели аудита. На основании этой информации осуществляется планирование всего цикла внутреннего аудита (разработка графика аудита, назначение аудиторов, составление вопросников и пр.).

На этапе «выполнение» проводятся аудитные беседы, аудиторы знакомятся с проверяемой областью и выполняют оценку работы системы качества, процессов или продукции (в зависимости от вида аудита).

Отчетность является обязательным элементом любого аудита, в том числе и внутреннего аудита СМК. Аудиторский отчет используется для доведения результатов внутреннего аудита до сведения руководителей подразделений и высшего руководства.

Последующие действия представляют собой реагирование на обнаруженные в ходе аудита несоответствия или возможности для улучшения. После того, как эти действия будут выполнены, внутренний аудит СМК считается завершенным.

Порядок проведения внутреннего аудита СМК желательно документировать в виде процедуры системы качества. Целью данной процедуры является регламентация процесса по проведению аудита СМК. Эта процедура также определяет обязанности по планированию и проведению аудитов, представлению отчетов о результатах и хранению соответствующих записей.

Процедура Внутренний аудит СМК

Процедура внутреннего аудита СМК может разрабатываться на любом из этапов построения системы качества, т.к. она не сильно зависит от существующих процессов организации. Можно сказать, что данная процедура является «обособленной» процедурой системы качества. Обособленность этой процедуры заключается в том, что она представляет специфический процесс системы качества – процесс аудита.

При разработке данной процедуры организация может взять за основу требования, представленные в стандарте ИСО 19011 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента», либо использовать собственные представления и опыт по аудиту, если таковые имеются.

Какой бы вариант организация не выбрала, важно чтобы процесс аудита, представленный в процедуре, был удобен для применения в условиях конкретной организации. Условия могут быть связаны с режимом работы организации, производственными процессами, цикличностью выпуска продукции и пр. Все они должны быть учтены при разработке процедуры внутреннего аудита СМК.

Кроме специфических условий, которые связаны с конкретной организацией, есть и общие элементы, которые необходимо представить в процедуре внутренних аудитов СМК.

Во-первых, в данной процедуре необходимо определить, кто является ответственным за организацию внутренних аудитов. Как правило, организация внутренних аудитов СМК включает в себя определение кандидатур внутренних аудиторов, составление годовых планов аудита, разработку графиков проведения отдельных аудитов, подготовку приказов о проведении аудитов и информирование сотрудников о сроках и времени проведения аудитов. Возможны и другие обязанности, связанные с подготовкой и проведением внутренних аудитов, например, выбор внешней организации для проведения аудитов.

Следующий важный момент, который необходимо отразить в процедуре внутренних аудитов СМК, это определение требований к кандидатурам аудиторов. Эти требования организация может устанавливать самостоятельно. Сотрудники, которые назначаются на роль внутренних аудиторов, должны быть компетентными в проведении аудитов и разбираться в тех сферах деятельности, которые они проверяют. Поэтому, минимальными требованиями к внутренним аудиторам обычно являются - знание требований стандарта ИСО 9001:2015 и опыт работы в той или иной сфере деятельности.

Далее, в процедуре необходимо определить состав документов аудита и правила работы с ними. К документам аудита относятся планы и графики аудита, отчеты о несоответствиях, вопросники по аудиту, отчеты по аудиту. Обязательным условием проведения аудита системы качества является документирование этого процесса. Поэтому в процедуре необходимо четко определить какая документация должна создаваться при подготовке к аудиту, какая документация должна вестись во время аудита, какая документация должна разрабатываться по завершении аудита. Все эти документы послужат основой для анализа и улучшения системы качества.

На следующем этапе разработки процедуры внутренних аудитов СМК необходимо определиться с классификацией несоответствий, выявляемых в ходе аудита. Классификация несоответствий составляется в зависимости от степени расхождения между установленными требованиями и реально выполняемой работой. Точная классификация несоответствий важна, во-первых, для оценки эффективности работы системы качества, а во-вторых, для объективности оценки работы проверяемых сотрудников.

Общий порядок действий, выполняемых в процессе аудита, как правило, состоит из следующих этапов:

• получение исходной информации, необходимой для проведения аудита;
• планирование и подготовка аудита;
• проведение аудита, оценка несоответствий и подготовка протоколов отклонений;
• подведение итогов аудита и подготовка отчета по аудиту;
• разработка и согласование корректирующих действий и коррекций;
• выполнение корректирующих мероприятий и повторный аудит (при необходимости).

Все эти этапы в том или ином виде представляются в процедуре проведения внутренних аудитов. Степень детализации и подробность описания каждого из этапов зависит от потребности организации и квалификации внутренних аудиторов и персонала.

Процедуру "Внутренние аудиты" можно приобрести в интернет-магазине "Менеджмент качества".