Записи по качеству

Новая версия стандарта ИСО 9001:2015 не использует термин записи по качеству, тем не менее, такое понятие в системе качества и в стандартах ИСО серии 9000 осталось. Записи по качеству стали частью более общего термина – документированная информация.

С точки зрения стандарта записи по качеству – это часть документированной информации, которую организация должна регистрировать и сохранять с целью подтверждения выполнения каких либо действий. Стандарт ИСО 9000:2015 дает такое определение записи - "запись - это документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности".

Записи по качеству являются базой для анализа результативности и эффективности работы как системы качества, так и организации в целом. Это связано с тем, что этот вид документации системы качества предназначен для фиксации сведений о выполняемой работе.

В частности, записи по качеству предназначены:

• для подтверждения соответствия выполненных работ требованиям, предъявляемым к этим работам;
• для подтверждения соответствия системы качества организации требованиям стандарта и собственным регламентирующим документам;
• для подтверждения выполнения действий по измерению, анализу и мониторингу процессов;
• для подтверждения развития и улучшения системы качества.

Записи по качеству могут использоваться организацией и для внешних целей и для внутренних. Для внешних целей записи по качеству используются тогда, когда необходимо подтвердить потребителю (заказчику), что работы выполняются в соответствии с требованиями, а любые изменения или отступления от установленных требований учитываются и документируются. Для внутренних целей записи по качеству могут использоваться как основа системы управленческого учета.

Виды записей по качеству

Стандарт ИСО 9001:2015 определяет минимальный набор записей по качеству, который должна вести организация. По тексту стандарта такие виды записей указаны текстом «организация должна регистрировать и сохранять …документированную информацию …» В стандарте представлены только указания на виды записей, а реализация записей по качеству (или названия документов, в которых эти записи ведутся) определяются самой организацией. Ниже представлены примеры документированной информации, которая относится к записям по качеству.

Процедура управления записями по качеству

Как правило, процедура управления записями по качеству является частью процедуры управления документированной информацией. Для удобства использования и для упрощения систематизации документированной информации эту процедуру представляют отдельным документом.

Управление записями это процедура, которая обеспечивает сбор и сохранение управленческой информации в системе качества. За счет этой процедуры становится возможным анализ различных данных о работе организации. Управление записями лучше документировать после документирования процессов т.к. в этой процедуре представляются все записи по качеству, которые ведутся в организации по ходу выполнения процессов.

При разработке процедуры в состав записей могут включаться не только виды записей, указанные в стандарте, но и записи, необходимые для выполнения тех или иных действий в процессах. В этом случае управление записями будет включать состав записей, которые организация сама определит при разработке процессов (технологических, административного управления, процессов обеспечения, процессов контроля, мониторинга и измерений).

Первым этапом разработки процедуры является систематизация видов записей, которые сопровождают процессы организации. Т.к. управление записями невозможно без документирования, то далее необходимо определить документы, в которых эти записи представляются.

Чтобы система качества работала и помогала персоналу выполнять свои обязанности, сотрудникам не обязательно знать какие виды записей существуют в системе качества. Однако, для них должно быть четко и ясно определено, какие действия необходимо выполнять и какие документы им необходимо вести и заполнять. Например, сотрудники отдела кадров должны вести данные кадрового учета и собирать сертификаты и аттестаты об обучении, которое проходил персонал организации. При этом им нет необходимости знать, что эти данные и документы относятся к записям по качеству, которые в стандарте ИСО 9001:2015 называются – сведения об образовании, подготовке, квалификации и практическом опыте.

На следующем этапе управление записями включает в себя действия по определению ответственности за создание записей по качеству, их ведение и идентификацию. В том случае, когда процессы документированы, выполнить эти действия не составляет никакого труда. Как правило, ответственными за выполнение этих действий являются сотрудники, выполняющие операцию процесса, на которой возникает та или иная запись по качеству.

Последним этапом работы по составлению процедуры управления записями будет являться определение ответственности за управление записями - хранение, изъятие из обращения, архивирование и восстановление в случае необходимости. В зависимости от видов записей и хода процесса эти действия могут выполнять как сотрудники, непосредственно выполняющие процесс, так и сотрудники службы качества (или ответственные за систему качества).

 

Актуализировано 11.09.2023