Документация аудита

Исходя из определения аудита системы качества, установленного в стандарте ИСО 9000:2015 - аудит это документированный процесс. Аудит, как любой процесс, имеет набор действий и результат процесса. Поэтому документация аудита предназначена для фиксации всех действий и результатов этого процесса. Действия процесса регламентируются в документированной процедуре (или процедурах), а результаты процесса (либо его отдельных операций) в сопроводительной документации. Исходя из этого, документация аудита может подразделяться на методическую документацию и рабочую документацию.

Для организаций, которые внедряют у себя систему качества по стандартам ИСО серии 9000, методической документацией аудита может являться документированная процедура проведения аудита. Наличие этой процедуры необходимо в соответствии с требованиями стандарта ИСО 9001:2015.

Для организаций, занимающихся аудитом второй и третьей стороны к методической документации аудита также относятся различные методические указания по проведению аудита отдельных областей деятельности или специфических вопросов системы качества. Кроме того, к методической документации аудита могут относиться и стандарты проведения аудита, например стандарт ИСО 19011.

Методическая документация аудита разрабатывается до проведения аудита и необходима для того, чтобы обеспечить выполнение этого процесса в соответствии с запланированным порядком.

Рабочая документация аудита создается в ходе аудита на различных его этапах. Эта документация необходима для представления результатов каждого конкретного аудита, анализа результатов и принятия решений по результатам аудита. Состав рабочей документации аудита несколько отличается для различных видов аудита. Для аудита второй и третьей стороны в состав этой документации включаются различные отчеты и формы, необходимые для предоставления заказчику аудита или в сертифицирующую организацию. В остальном, состав рабочей документации аудита системы качества остается одинаковым.

Виды документации аудита

Основная документация аудита, с которой работают организации, внедряющие у себя систему качества по стандартам ИСО серии 9000 это рабочая документация. Из методической документации аудита такими организациями, как правило, используется только документированная процедура проведения внутренних аудитов. О назначении этой процедуры, составе включаемых действий и порядке разработки см. раздел «Процедуры СМК».

Рабочая документация аудита появляется на различных этапах его проведения. В соответствии с этапами аудита часть документации разрабатывается в ходе подготовки к аудиту, другая часть на этапе проведения проверок и третья часть – на этапе завершения аудита.

К числу документов, которые разрабатываются до начала аудита, относятся:

План аудита (или график аудита) - этот документ составляется при подготовке внутренних аудитов. Он может включать в себя названия проверяемых видов деятельности и подразделений, даты проведения аудитов, ответственных за проведение аудитов, вид аудита, порядок проведения аудитов. Форму и содержание плана аудита организация определяет сама. План аудита, как правило, составляется на год, при этом, план составляется таким образом, чтобы в течение года каждое из подразделений предприятия и каждый процесс были проверены хотя бы один раз.

Программа аудита - разрабатывается на каждый конкретный аудит или несколько аудитов в зависимости от размера, типа и сложности процессов в организации. Как правило, в программу аудита включается перечень документов системы качества и дополняющих документов, которые аудитор должен проверить, список работ, необходимых для планирования и организации аудита, ресурсы (людские, материальные, информационные и пр.). Также, в программе аудита указывается состав проверяемых подразделений, даты и время посещения подразделений. При внутренних аудитах содержание и форма программы аудита определяется самой организацией. При аудите второй или третьей стороной программа аудита предоставляется проверяющей организацией (заказчиком или органом по сертификации).

Вопросник по аудиту - этот документ может разрабатываться в ходе планирования аудита. Вопросник составляется на основании изучения документации и содержит вопросы, которые аудитор должен уточнить в ходе аудитных бесед. Часто, вопросник разрабатывается один раз и в дальнейшем только уточняется и корректируется перед каждым аудитом. Органы по сертификации, как правило, используют типовые вопросники, которые одновременно являются и протоколами аудитных бесед. Это несколько сокращает количество оформляемой документации.

К документам, которые разрабатываются в ходе проведения проверок, относятся:

Протоколы аудитных бесед - в них аудитор фиксирует место и время проведения аудита, информацию об аудитируемых сотрудниках, проверяемый элемент деятельности организации, результаты бесед и осмотров. Вместо протоколов аудитных бесед может использоваться вопросник по аудиту.

Протоколы отклонений (протокол регистрации несоответствий или лист несоответствий) - в этих протоколах представляются обнаруженные отклонения, дается оценка отклонений и могут приводиться причины отклонений.

К документации, разрабатываемой по завершении аудитных бесед и проверок, относится:

Отчет по аудиту указывается фактическое состояние системы качества организации на момент проведения аудита, указываются выявленные отклонения и их причины, рассматривается значимость отклонений. В ряде случаев могут даваться выводы и предложения по улучшению существующего положения в системе качества, процессах или продуктах (услугах) организации.

Следует отметить, что протоколы отклонений (протокол регистрации несоответствий или лист несоответствий) могут оформляться и после завершения аудитных бесед и проверок. Связано это с ограниченным временем проведения проверок, либо необходимостью получения информации по работе всех проверяемых подразделений.