Отчет по аудиту

Отчет по внутреннему аудиту №1

Дата проведения аудита: 15.03.2020

Результаты аудита:

несоответствий - 3;

замечаний - 2.

Цель аудита:

Основными целями внутреннего аудита являлись:

проверка результативности системы менеджмента качества компании «KPMS»

выявление и оценка несоответствий в документах системы менеджмента качества;

выявление и оценка несоответствий в работе персонала компании «KPMS»

Основание проведения аудита и объем проверки:

Аудит проводился в соответствии с программой аудита и на основании приказа генерального директора. В ходе аудита программа аудита была выполнена. Проверены все подразделения и сотрудники, предусмотренные программой и все процессы. Аудит проводился на территории офиса компании.

Проверка корректирующих мероприятий по результатам предыдущего аудита:

На момент проведения аудита не выполнены корректировочные мероприятия по протоколу отклонения № 2 от 12.09.2019 г. и протоколу отклонения № 6 от _ 12.09.2019 г.

Корректирующие мероприятия, предусмотренные протоколами отклонений №1, №3, №4, №5 от 12.09.2019 выполнены и являются результативными. В ходе текущего аудита повторения несоответствий, аналогичных несоответствиям аудита от 12.09.2019 г. не выявлено.

Описание несоответствий и их причин:

Основные несоответствия связаны с нарушением требований управления документацией (1 несоответствие), мониторингом и измерением процессов (1 несоответствие) и управлением закупками (1 несоответствие).

Замечания связаны с ведением записей и сроков оформления и подписания документов по проектам.

Несоответствие, связанное с управлением документацией:

при введении в действие документированных процедур и ряда положений организационные документы (в частности, должностные инструкции и положения о подразделениях) своевременно не пересматриваются. Вероятных причин данного несоответствия несколько. Во-первых, должностные инструкции и положения о подразделениях «не востребованы» сотрудниками. Основная ежедневная работа выполняется на основании документированных процедур, карт процессов и положений об организации деятельности. Во-вторых, ответственным за актуализацию должностных инструкций и положений о подразделениях является руководитель службы персонала, а разработку документированных процедур выполняют сотрудники подразделений под руководством менеджера по качеству. Нарушен обмен информацией между службой персонала и службой качества.

Несоответствие, связанное с мониторингом и измерением процессов:

отсутствуют данные по отдельным контролируемым показателям процессов. Причина данного несоответствия связана с неверно установленной периодичностью сбора данных. Отдельные показатели являются «невостребованными» для управления. В связи с этим, подготовка данных по этим показателям менеджерами проектов не осуществляется.

Несоответствие, связанное с управлением закупками:

по отдельным проектам документально не оформляется повторная оценка подрядчиков в сроки установленные документированной процедурой №11 - ДП. Причина несоответствия связана с тем, что подрядчик привлекается к выполнению работ компании только в том случае, когда в компании недостаточно собственных ресурсов. В течение года привлечение подрядчиков осуществляется по 2-3 проектам. Проводить оценку подрядчиков в сроки установленные в документированной процедуре нецелесообразно.

Выводы и рекомендации:

Система менеджмента качества хорошо документирована, работает результативно и эффективно. Сотрудники компании хорошо знают и выполняют требования системы качества и ее документации. Большая часть деятельности сотрудников интегрирована в работу системы качества, в связи с чем сотрудники не делают различий между своей деятельностью и работой системы качества, что является положительным моментом.

Для повышения эффективности системы качества по выявленным несоответствиям рекомендуется:

1. Определить юридическую необходимость и практическую целесообразность дальнейшего ведения должностных инструкций и положений о подразделениях. Для выполнения этой работы привлечь уполномоченного по качеству, юридическую службу и службу персонала. В случае необходимости ведения данных документов включать в раздел "Нормативные ссылки" каждой из документированных процедур, карт процессов и положений о деятельности состав должностных инструкций и положений о подразделениях, которые должны актуализироваться при изменении данных документов.

2. По контролируемым показателям процессов осуществить пересмотр соответствующих карт процессов и документированных процедур. Изменить сроки сбора данных по показателям. Невостребованные показатели рекомендуется удалить, либо определить состав данных, необходимых для руководства.

3. Повторную оценку подрядчиков рекомендуется совместить с проведением анализа со стороны руководства, т.к. для этого анализа осуществляется подготовка необходимых данных.

Приложения:

Программа аудита - Приложение №1

Протоколы отклонений (3 листа) - Приложение №2

Замечания (2 листа) - Приложение №3

Отчет составили:

Ведущий аудитор /______________/ Петров А.И.

Аудитор /______________/ Ермолаева В.В.

Аудитор /______________/ Симонов П.К.