п.п. 14.8 Критериев аккредитации:
наличие у органа по сертификации системы управления документацией (правил документооборота), которая должна включать в себя:
а) правила утверждения и регистрации документов, в том числе поступающих жалоб;
Пояснения:
Для выполнения данного требования необходимо разработать отдельную процедуру «Управление документацией». В процедуре определить состав документов,
применяемых в органе по сертификации. Для каждого вида документа необходимо представить схему управления и правила обращения с документами.
Для учета и регистрации жалоб может быть разработана отдельная схема. Но в этом случае схема должна включать все действия по управлению жалобами
(см. п.п.14.9 (г), 14.11 (и)), а не только их регистрацию.
Если в органе по сертификации предусмотрено предоставление жалоб только по почте или электронной почте, то жалобы лучше рассматривать как входящую
корреспонденцию.
Более подробно по управлению документацией см. раздел «Управление документацией».
б) правила учета и документирования результатов работ по подтверждению соответствия;
Пояснения:
Результатами работ по подтверждению соответствия являются: экспертное заключение (отчет по аудиту/экзаменационная ведомость) и сертификат. В процедуре
управления документацией, как минимум, необходимо установить правила регистрации этих документов (присвоение номеров, либо учет уже присвоенных номеров)
и правила ведения реестра документов. Оптимальным вариантом будет применение правил регистрации и учета всех документов, связанных с каждым отдельным
объектом сертификации (ведение дела по каждому объекту сертификации).
в) правила ознакомления работников органа по сертификации с документами;
Пояснения:
Этот пункт связан с пунктом 14.7 о конфиденциальности. Для каждого из видов документов необходимо
определить какие сотрудники имеют право с ними работать.
При составлении схемы управления каждым из видов документов указывается способ ознакомления сотрудников («под роспись», в электронном виде, в бумажном
виде) и права сотрудников по работе с данным видом документов.
г) правила резервного копирования и восстановления документов;
Пояснения:
В процедуре управления документацией необходимо указать каким образом обеспечивается сохранность каждого из видов документации, а также порядок
восстановления документов в случае их утери или повреждения. Эти требования распространяются не только на электронные, но и на бумажные документы.
Для электронных документов указывается:
- состав документов, подлежащих резервному копированию;
- ответственный за копирование и восстановление документов;
- периодичность копирования.
Для бумажных документов указывается:
- срок хранения документов;
- условия хранения;
- ответственный за хранение;
- условия копирования документов (перевод в электронный вид или ксерокопирование).
д) правила обеспечения актуальности используемых версий документов (в том числе правила обеспечения актуальности используемых версий документов,
содержащихся в федеральном информационном фонде технических регламентов и стандартов) и наличие необходимых документов в местах их применения работниками
органа по сертификации;
Пояснения:
Для каждого из видов документации необходимо установить порядок и сроки пересмотра документации, порядок управления изменениями документов, а также
ответственных лиц за пересмотр и актуализацию документации.
Регулярного пересмотра, как правило, требуют регламентирующие документы: руководство по качеству, процедуры системы качества, нормативные документы
и т.п.
По ходу работы актуализации требует документация, сопровождающая процесс сертификации: заявки, отчеты, протоколы и т.п.
Актуализация внешней нормативной документации (Технические регламенты, ГОСТы, СНиПы и т.п.) может осуществляться за счет применения электронных
справочно-правовых систем («Гарант», «Консультант+» и им подобных). В этом случае должен быть заключен договор на обновление информационной базы.
е) правила, обеспечивающие наличие в бумажном и (или) электронном виде, в том числе с использованием электронных справочно-правовых систем, нормативных
правовых актов, документов в области стандартизации и иных документов, устанавливающих требования к сертификации и объектам подтверждения соответствия,
указанных в области аккредитации в заявлении об аккредитации или в реестре аккредитованных лиц, а также соблюдение в процессе деятельности органа по
сертификации требований документов, устанавливающих требования к сертификации;
Пояснения:
Данное требование говорит о том, что в органе по сертификации:
- должны быть в наличии нормативные документы (Технические регламенты, ГОСТы, СНиПы и т.п.), по которым проводится сертификация;
- должен быть установлен порядок их получения (приобретения).
Решение данного вопроса осуществляется за счет установки справочно-правовой системы («Гарант», «Консультант+» или им подобным) и заключением договора на их
обслуживание. Обслуживание должно включать периодическое обновление правовых баз.
Можно обойтись без установки справочно-правовых баз. В этом случае необходимо назначить ответственное лицо, которое будет осуществлять регулярный мониторинг
обновления нормативных документов и осуществлять закупку этих документов, когда они понадобятся. Порядок действий по поиску, проверке актуальности, закупке и
доставке нормативных документов необходимо будет представить в процедуре управления документацией или руководстве по качеству.
ж) правила внесения изменений в документы;
Пояснения:
В руководстве по качеству может быть представлен общий порядок управления изменениями. В процедуре управления документацией для каждого вида документации
указывается свой порядок управления изменениями. В зависимости от вида документации порядок может меняться.
Существуют документы, которые не допускают внесения изменений. В частности, документы строгой отчетности (сертификаты). Изменения в этих документах могут
выполняться только за счет полной замены документа.
з) правила, предусматривающие фиксацию в системе управления документацией даты внесения в документы соответствующих изменений и конкретного работника,
внесшего соответствующие изменения;
Пояснения:
Чтобы выполнить данное требование, нужно определить для каких видов документации необходимо применять регистрацию изменений. В противном случае придется
регистрировать изменения всех документов (даже черновых вариантов), что существенно затруднит работу органа по сертификации. Состав документов, требующих
изменений, необходимо указать в процедуре управления документацией или руководстве по качеству. Не требуют изменений те документы, которые фиксируют факт
выполненной работы. Например, накладная, протокол испытаний и т.п.
Обеспечить фиксацию факта изменений (даты и лица, внесшего изменения) можно за счет применения электронных систем управления документацией или применения
листа регистрации изменений с каждым документом.
Если используется электронная система, то в руководстве по качеству или процедуре управления документацией указывается, что все изменения фиксируются
автоматически посредством данной системы. Если применяется лист регистрации изменений (ручное управление изменениями) то необходимо описать порядок внесения
сведений в лист регистрации изменений.
и) систему хранения и архивирования документов, в том числе правила их хранения и архивирования;
Пояснения:
Документы могут храниться в электронном и/или бумажном виде. В руководстве по качеству или процедуре управления документацией необходимо представить порядок
хранения каждого из видов документации, а также порядок передачи документов на архивное хранение. Для организации системы хранения и архивирования документации
составляется номенклатура дел.
По вопросам хранения документации и ведению архива можно посмотреть:
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
- «Основные правила работы ведомственных архивов», одобрены коллегией Главархива СССР 28.08.85, приказ Главархива СССР от 05.09.85 N263;
- «Основные правила работы архивов организаций», одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
- «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утверждены приказом Росархива
от 23 декабря 2009 года N76.
Применять данные документы не обязательно. Здесь они приводятся для справки.
к) правила систематизации и ведения архива документов, в том числе условия передачи документов в архив, условия выдачи документов из архива, сроки хранения
в архиве документов (групп документов), правила регистрации документов, поступающих в архив, условия хранения документов;
Пояснения:
В руководстве по качеству или в процедуре управления документацией необходимо представить отдельный раздел по работе с архивной документацией. Работа с
архивной документацией может осуществляться в электронном или бумажном виде. Для работы с электронными версиями документов достаточно прописать порядок и
периодичность архивирования информации на локальном сервере органа по сертификации или локальных компьютерах сотрудников, а также порядок восстановления
электронных документов из архива.
Для бумажных версий необходимо прописать все правила обращения с архивной документацией, указанные в критерии.
Необходимо обратить внимание, что для бумажных версий документов существуют установленные сроки хранения. Сроки хранения документов по сертификации
определены в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления
и организаций, с указанием сроков хранения». Этот перечень разработан Росархивом.
Для справки можно посмотреть «Основные правила работы архивов организаций», одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
л) систематизированное ведение сведений о работниках органа по сертификации, участвующих в работах по подтверждению соответствия:
- фамилии, имена и отчества (при наличии), адрес места жительства;
- место работы и занимаемая должность;
- сведения об образовании и опыте работы;
- сведения об оценке компетентности;
- сведения об осуществлении контроля результатов деятельности;
- обязанности и полномочия, выполняемые в рамках работ по сертификации;
- дата последней актуализации записей;
Пояснения:
Требования данного критерия включают в себя две составляющие:
- разработку процедуры управления персоналом;
- ведение записей по управлению персоналом.
Процедура управления персоналом должна включать в себя все вопросы кадрового делопроизводства (прием на работу, увольнение, оформление отпусков, перевод на
другую работу/должность и пр.), а также вопросы обучения и повышения квалификации.
Ведение записей подразумевает оформление «стандартного» набора кадровых документов (Карточка Т2, приказы по личному составу, штатное расписание, график
аттестации, график обучения, должностные инструкции, положения о подразделениях и пр.).
Более подробную информацию по управлению персоналом можно посмотреть в разделе «Управление персоналом».
п.п. 14.9 Критериев аккредитации:
наличие правил размещения и актуализации на сайте органа по сертификации в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" следующих сведений:
а) наименование органа по сертификации, его адрес (местонахождение), номер контактного телефона, адрес электронной почты;
Пояснения:
Данный критерий «стандартизирует» набор сведений, которые должны публиковать органы по сертификации.
В руководстве по качеству необходимо указать ответственного за размещение данной информации на сайте, сроки пересмотра и актуализации информации в
случае изменения.
б) состав органов управления органа по сертификации, в том числе фамилия, имя и отчество (при наличии) руководителя органа по сертификации;
Пояснения:
В руководстве по качеству необходимо указать ответственного за размещение данной информации на сайте, сроки пересмотра и актуализации информации в
случае изменения.
в) описание схем сертификации;
Пояснения:
Органу по сертификации необходимо разработать отдельный документ с описанием схем сертификации. Информация из этого документа должна быть размещена
на сайте органа по сертификации.
Для разработки описания схем сертификации могут применяться существующие нормативные документы. Схемы сертификации должны соответствовать заявленной
области аккредитации.
Для органа по сертификации продукции за основу описания схем сертификации может быть взято «Положение о порядке применения типовых схем оценки
(подтверждения) соответствия требованиям технических регламентов Таможенного союза». Более подробно см. пояснения к п.п.
14.11 (а).
В руководстве по качеству необходимо указать ответственного за размещение на сайте информации о схемах сертификации, сроки пересмотра и актуализации
информации в случае изменения.
г) правила рассмотрения жалоб и апелляций на решения органа по сертификации;
Пояснения:
Органу по сертификации необходимо разработать отдельный документ по работе с жалобами и апелляциями.
Порядок рассмотрения жалоб и апелляций должен включать действия заявителя, типовые формы заявлений, действия органа по сертификации, ответственных
за принятие и обработку жалоб, ответственных за рассмотрение и принятие решений, сроки выполнения действий с жалобами и апелляциями.
Информация из этого документа должна быть размещена на сайте органа по сертификации.
В руководстве по качеству необходимо указать ответственного за размещение информации о работе с жалобами и апелляциями на сайте, сроки пересмотра и
актуализации информации в случае изменения.
д) перечень документов, используемых при выполнении работ по подтверждению соответствия и определяющих требования к данным
работам;
Пояснения:
Данный критерий задает два требования:
- определить состав документов, которые должен предоставить заявитель для прохождения сертификации;
- определить состав нормативных документов, в соответствии которыми проводится сертификация. Необходимо обратить внимание, что это те документы,
которые регламентируют процесс сертификации, а не требования к конкретному объекту сертификации.
Состав документов определяется областью аккредитации органа по сертификации.
На сайте органа по сертификации размещается перечень документов.
В руководстве по качеству необходимо указать ответственного за размещение перечней на сайте, сроки пересмотра и актуализации информации в случае
изменения.
е) примерная стоимость работ по подтверждению соответствия, выполняемых органом по сертификации;
Пояснения:
Прежде чем размещать информацию на сайте, руководитель органа по сертификации должен утвердить прейскурант цен на работы органа по сертификации.
Данный документ должен быть в бумажном виде с подписью руководителя органа по сертификации и датой утверждения. Размещение информации на сайте о
стоимости работ может осуществляться только после утверждения руководителем органа по сертификации.
В руководстве по качеству необходимо указать ответственного за размещение на сайте информации о стоимости работ, сроки пересмотра и актуализации
информации в случае изменения.
ж) перечень испытательных лабораторий (центров), с которыми орган по сертификации осуществляет взаимодействие для проведения исследований (испытаний)
и измерений;
Пояснения:
Перечень лабораторий должен быть утвержден руководителем органа по сертификации до размещения на сайте. Лаборатории могут входить в «список
утвержденных поставщиков» - отдельный документ, который составляется на основе анализа и оценки поставщиков. Более подробно по оценке и выбору
поставщиков см. п.п. 14.10
В руководстве по качеству необходимо указать ответственного за размещение на сайте информации о списке лабораторий, сроки пересмотра и актуализации
информации в случае изменения.
з) описание прав и обязанностей заявителей, связанных с осуществлением работ по подтверждению соответствия;
Пояснения:
Права и обязанности заявителя могут быть представлены отдельным документом. Текст этого документа должен быть размещен на сайте органа по сертификации
только после утверждения руководителем органа по сертификации.
В руководстве по качеству необходимо указать ответственного за размещение на сайте информации о правах и обязанностях заявителей, сроки пересмотра
и актуализации информации в случае изменения.
п.п. 14.10 Критериев аккредитации:
наличие правил привлечения органом по сертификации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, в целях выполнения отдельных работ по
подтверждению соответствия, и правил ведения записей о соответствии выполненной ими работы установленным требованиям;
Пояснения:
Для выполнения требований данного критерия необходимо разработать процедуру оценки и выбора поставщиков. В этой процедуре определить виды закупок,
которые влияют на проведение работ по сертификации. Как правило, к таким закупкам относятся: услуги лабораторий, приобретение материалов и оборудования
для проведения сертификации (компьютерная техника, средства связи и т.п.), обучение персонала органа по сертификации. Для каждого вида закупок должна
быть разработана схема процесса закупок, определены требования к закупкам, установлены критерии первоначальной оценки возможных поставщиков, определены
правила и критерии контроля качества поставок (выполненных работ или предоставленных услуг) и критерии повторной оценки поставщиков.
