Управление закупками в лаборатории

Получение точных, надежных и надлежащих результатов имеет первостепенное значение для каждого потребителя услуг лаборатории. Высокое качество результатов для своих потребителей лаборатория может обеспечить только при наличии эффективной системы управления закупками. Однако выбор и закупка необходимых материалов, средств измерений и испытаний или услуг подрядчиков часто является сложной задачей, учитывая широкий выбор продукции и поставщиков на рынке.

Все лаборатории, будь то лаборатории больших организаций или малые лаборатории, располагают ограниченными ресурсами, которые должны использоваться наиболее эффективным образом. Поэтому основная цель управления закупками лаборатории заключается в своевременном и полном обеспечении испытаний необходимыми ресурсами с максимальной эффективностью.

Нормативные документы, регламентирующие деятельность лаборатории, как правило, устанавливают требования только к части закупок, касающихся процесса испытаний или измерений. Это требования к минимально необходимым видам закупок. Однако в лаборатории существуют виды закупок, без управления которыми невозможно обеспечить качественные результаты испытаний.

Виды закупок в лаборатории

Чем шире область деятельности лаборатории, тем больше видов закупок может существовать. Кроме того, и сама область деятельности лаборатории влияет на закупки. Например, закупки медицинской лаборатории будут несколько отличаться от видов закупок строительной лаборатории. Тем не менее, для большинства лабораторий можно выделить основные виды закупок.

Основные виды закупок в лаборатории:

• закупки услуг по испытаниям или измерениям. При необходимости лаборатория может привлекать для выполнения отдельных видов работ по исследованиям, испытаниям или измерениям другие лаборатории. Такая потребность возникает при больших объемах работ и в случае форс-мажорных обстоятельств (например, поломка оборудования, временное отсутствие персонала);
• закупка услуг по поверке измерительного оборудования и средств измерений. Этот вид закупок присутствует в любой лаборатории, даже если сама лаборатория является поверочной (в целях соблюдения критериев объективности, для такой лаборатории поверку проводит другая организация);
• закупка услуг по обучению персонала. В целях поддержания технической компетентности сотрудников, лаборатория должна проводить периодическое обучение персонала. Услуги по обучению могут являться не регулярными (например, в отличие от закупки услуг по поверке), но они также оказывают существенное влияние на процесс испытаний;
• закупка измерительного оборудования и средств измерения. Этот вид закупок, хоть один раз (при создании лаборатории), но присутствует в любой лаборатории. Кроме того, часто возникает потребность приобретения различных мер, эталонов или стандартных образцов для калибровки средств измерений или контроля точности выполнения измерений;
• закупка расходных материалов и вспомогательного оборудования. Ежедневная деятельность лаборатории не может осуществляться без применения вспомогательного оборудования и расходных материалов. Регулярное пополнение таких ресурсов является одной из задач управления закупками.

Каждый из этих видов закупок оказывает влияние на процесс проведения испытаний и в конечном итоге на достоверность, надежность и точность результатов, предоставляемых услуг.

В ходе внедрения системы качества необходимо определить какие виды закупок требуются лаборатории для нормальной работы, а также установить степень их влияния на процесс проведения испытаний или измерений. Степень влияния является важной составляющей управления закупками, т.к. от этого зависит порядок действий в процессе закупок.

Для разных лабораторий степень влияния того или иного вида закупок на процесс испытаний может быть разной. Например, для химической лаборатории закупка химических реактивов (расходные материалы) оказывает существенное влияние на испытания. Для строительной лаборатории, тот же вид закупок будет оказывать слабое влияние на процесс испытаний или вообще на него никак не влиять.

Для определения степени влияния видов закупок на проведение испытаний (измерений) могут применяться экспертные методы или такие методы менеджмента качества, как причинно-следственная диаграмма (диаграмма Ишикавы), матрица приоритетов.

Этапы закупок в лаборатории

Лаборатории выгодна такая организация закупок, которая обеспечит получение материально-технических ресурсов или услуг в нужное время, в нужном количестве и с требуемым качеством. Для этого процесс закупок необходимо структурировать по определенным этапам.

Основными этапами процесса закупок в лаборатории являются:

• оценка и выбор поставщиков. На данном этапе необходимо определить состав возможных поставщиков услуг или материально-технических ресурсов. В зависимости от степени влияния вида закупок на процесс испытаний, сложность этого этапа может меняться. Для закупок, которые оказывают существенное влияние, необходимо разрабатывать систему критериев оценки. Критерии оценки должны учитывать специфику конкретного вида закупок. Например, при выборе подрядных лабораторий, важно учесть область аккредитации лаборатории. Она должна быть аккредитована по тем же методам, что и сама лаборатория. Выбор поставщиков осуществляется из числа наиболее соответствующих установленным критериям. При этом лаборатория может выбрать для работы несколько поставщиков, разделив их на группы приоритетности.
• организация закупок. Здесь определяются такие вопросы, как необходимость пробных закупок, методы приемки услуг или материально-технических ресурсов (МТР), место приемки и т.п. Результаты оформляются документально в виде договора или соглашения с поставщиком. Для разных видов закупок порядок взаимодействия с поставщиком может быть разный. Например, при закупке реактивов может требоваться пробная закупка каждой партии. Для закупки испытательного оборудования – нагрузочное тестирование и т.п.
• контроль закупок. Этот этап необходим для обеспечения соответствия закупок установленным требованиям. По ходу работы лаборатория обязана осуществлять мониторинг деятельности поставщиков в вопросах исполнения поставок. Методы мониторинга могут быть разные: контроль каждой партии поставляемой продукции, периодические проверки поставщика (например, подрядной лаборатории могут заказываться тестовые пробы), контроль соблюдения всех условий поставки и пр. Выбор методов обусловлен видом закупок и их влиянием на работу самой лаборатории.
• повторная оценка поставщика. Лаборатории следует проводить повторную оценку поставщика по завершении определённого этапа его работы. Для этого разрабатывают критерии повторной оценки. Они отличаются от критериев первоначальной оценки, т.к. учитывают историю работы поставщика. К таким критериям могут относиться: количество несоответствий в поставках, количество нарушений сроков поставки, отступления от условий договора и пр. По завершении повторной оценки необходимо принять решение – продолжать сотрудничество с поставщиком или отказаться от его услуг.

Для создания единых правил управления закупками лаборатория должна разработать соответствующую процедуру. Она позволит избежать двусмысленности и недопонимания в работе персонала, который управляет закупками. Кроме того, такая процедура требуется нормативными документами (например, критериями аккредитации в системе «Росаккредитация»).

Процедура управления закупками

В соответствии с критериями «Росаккредитации» и требованиями стандарта ISO 17025:2017 (п.п. 6.6.2) процесс закупок лаборатории должен быть документирован. Для управления закупками лаборатория должна разработать соответствующую процедуру.

В процедуре необходимо представить следующую информацию:

• виды закупок лаборатории с указанием степени их влияния на проведение испытаний или измерений;
• порядок действий по управлению каждым видом закупок. Порядок действий должен включать оценку и выбор поставщиков, организацию закупок, правила контроля закупок и мониторинга деятельности поставщиков, правила повторной оценки поставщиков;
• критерии первоначальной оценки поставщиков и правила выбора наиболее подходящих поставщиков. Состав критериев для каждого вида закупок будет отличаться и должен учитывать специфику конкретного вида закупок;
• критерии повторной оценки поставщиков и правила проведения повторной оценки;
• формы документов для регистрации действий в процессе закупок (например, листы оценки поставщиков, реестр поставщиков, протоколы повторной оценки поставщиков, акты контроля или приемки и т.п.).

Помимо указанного, данная процедура должна учитывать оценку и определение потребности лаборатории в МТР и услугах, планирование закупок, контроль имеющихся запасов МТР, размещение МТР на хранение. Эти вопросы могут быть включены в состав процедуры управления закупками или являться отдельными процедурами, на которые даются ссылки в процедуре управления закупками.

29.05.2019