Персонал лаборатории

Качество работы во многом зависит от сотрудников. Чтобы провести исследования, анализ или испытания, персонал лаборатории должен быть компетентным в выполнении процедур, которые сопровождают весь цикл исследований. Каждая лаборатория стремится привлекать к работам квалифицированных сотрудников, способных выполнять профессиональные задачи и возложенные на них обязанности. Компетентность персонала должна быть продемонстрирована и задокументирована. Это особенно важно для аккредитованных лабораторий и для лабораторий, желающих получить аккредитацию.

Система качества может эффективно работать только в том случае, когда персонал лаборатории понимает необходимость такой системы, знает ее преимущества и способен компетентно выполнять требования СМК в ходе собственной деятельности. Успех или ошибки в работе зависят от знаний и навыков людей, их заинтересованности в выполнении поставленных задач, а также от мотивации.

Система качества уделяет особое внимание работе с персоналом. Неспособность лаборатории обеспечить требуемые навыки, образование и квалификацию сотрудников может привести к серьезным проблемам с надежностью, достоверностью и точностью результатов испытаний, исследований или измерений. Чтобы избежать таких проблем, в СМК должны быть разработаны и документально оформлены действия по управлению персоналом.

К таким действиям относятся:

• определение требований к персоналу;
• аттестация или оценка компетенций персонала;
• обучение персонала;
• учет и документирование сведений о персонале.

Помимо указанных действий, необходимо создать хорошую деловую среду и правильный стиль управления сотрудниками. Это в значительной степени сможет способствовать развитию персонала лаборатории.

Требования к персоналу лаборатории

В любой лаборатории, кроме основной, существуют виды деятельности, необходимые для обеспечения работы. Например, вспомогательные работы, работы по обслуживанию, работы по управлению и пр. Каждый вид деятельности характеризуется своим уровнем сложности. Чтобы выполнить работу, персонал лаборатории должен обладать определенными компетенциями. Одни виды работ требуют образования, квалификации и опыта, другие – могут выполняться без какой-либо специальной подготовки.

По видам выполняемых работ персонал лаборатории может быть условно разделен на несколько категорий: основной персонал, обеспечивающий персонал, управленческий персонал. Для целей аккредитации, как правило, достаточно определить требования только к основному персоналу (т.е. персоналу, выполняющему измерения, испытания или анализ). Однако в системе качества необходимо установить требования ко всему персоналу лаборатории. Это важно не только с точки зрения целостного подхода к управлению персоналом, но и с точки зрения качества работы лаборатории.

Состав работ, который выполняет персонал лаборатории, может различаться в зависимости от размера лаборатории и сложности предлагаемых услуг. Например, в небольших лабораториях, с ограниченным количеством персонала, каждый сотрудник может иметь много обязанностей и выполнять различные задачи, в то время как в крупных лабораториях, с большим количеством персонала, сотрудники могут быть более специализированными. Возможны ситуации, когда основной персонал выполняет вспомогательные и управленческие функции. В тоже время обеспечивающий или управленческий персонал может выполнять задачи по измерению, испытаниям или анализу.

Чтобы понимать, какими компетенциями должен обладать персонал лаборатории, необходимо выполнить ряд задач:

• составить список действий персонала. Этот список разрабатывается на основе описания процессов. Предварительно должна быть проведена работа по регламентации процессов лаборатории. Детализация действий может отличаться от той, что представлена в описаниях процессов. Список действий можно обобщать или детализировать. Например, операции процесса могут включать в себя такие действия как: заказ реактивов, получение реактивов, проверка реактивов. При составлении списка действий они могут быть обобщены (пример: обеспечение реактивами);
• установить требования к каждому действию. Требования включают в себя знания, подготовку и опыт, важные для выполнения действия. При определении требований необходимо абстрагироваться от уровня компетенций, которыми обладает персонал лаборатории в данный момент;
• определить ответственных за выполнение каждого действия. Помимо назначения ответственных лиц, устанавливаются сотрудники, которые имеют право выполнять данные действия. Сотрудник, выполняющий действие, не всегда является ответственным за его результат. Например, оформлять прокол испытаний может менеджер, а ответственным за содержание является эксперт;
• сгруппировать действия. Группировка осуществляется по ответственным лицам и сотрудникам, имеющим право выполнять эти действия. Важно, чтобы группировка осуществлялась не по конкретным персоналиям, а по должностям. В результате для каждой должности будет определен круг задач и компетенции, которыми эта должность должна обладать.

Результаты работы оформляются документально. Требования к персоналу лаборатории могут быть представлены в должностных инструкциях, положениях о подразделениях, квалификационных матрицах и пр. Наиболее часто в лабораториях применяют должностные инструкции. В этом случае, в одном документе содержатся требования к образованию, опыту, уровню знаний, а также состав задач, ответственность и права каждой должности.

Аттестация персонала лаборатории

Аттестация персонала лаборатории представляет собой сравнение компетенций, которыми обладает сотрудник, с требованиями, установленными по отношению к занимаемой им должности. Цель аттестации – выявление проблем в подготовке сотрудников и устранение этих проблем, прежде чем они скажутся на результатах работы.

Для того чтобы система качества эффективно работала, персонал лаборатории должен регулярно проходить аттестацию. Периодичность аттестации лаборатория устанавливает самостоятельно, исходя из условий работы.

На первоначальном этапе, когда аттестация проводится впервые, она помогает выявить расхождение между установленными требованиями к должности и реальным уровнем подготовки сотрудников. Если компетенций сотрудника недостаточно для выполнения работы, то он должен пройти обучение. Если компетенции выше, чем требования к выполняемой работе, то это повод задуматься об эффективности управления персоналом.

Периодическая аттестация на протяжении всего срока работы сотрудника позволяет выявлять потребности в обучении и своевременно реагировать на изменения в процессах лаборатории.

Аттестация может проводиться с помощью различных методов:

• наблюдение за работой сотрудников. Этот метод является трудоемким, но он позволяет наиболее точно выявить все недостатки в уровне подготовки персонала лаборатории;
• мониторинг и проверка документации. Аттестация проводится на основе записей, документации и данных. Для проверки могут использоваться журналы, формы регистрации данных, отчеты или протоколы, которые каждый сотрудник составляет или ведет в ходе выполнения своих обязанностей;
• выполнение аттестационных заданий. В этом случае для каждой должности необходимо разработать специальные задания. Они могут быть как теоретическими, так и практическими. Проверка компетенций сотрудников выполняется на основе анализа результатов этих заданий;
• сравнительная оценка. Проводится сравнение работы сотрудников между собой. В целях аттестации сотрудники должны выполнять один и тот же вид работ. Как правило, работы представляют собой ситуационные задания, связанные с основной деятельностью сотрудников.

Вне зависимости от того, какой метод будет выбран для аттестации сотрудников, он должен быть адаптирован к условиям работы лаборатории. Действия по аттестации персонала лаборатории должны документироваться. Это позволит избежать предвзятого подхода к оценке и исключить двоякое толкование результатов аттестации.

Действия по аттестации персонала указывают в отдельной процедуре системы качества лаборатории. Эта процедура устанавливает принципы проведения оценки, применяемые методы, ответственных лиц за проведение аттестации, порядок аттестации и ее периодичность.

Обучение персонала лаборатории

Сотрудники лаборатории должны иметь достаточную подготовку и опыт для выполнения работ, на которые они назначаются. Расхождение между компетенцией и необходимым уровнем подготовки можно выявить с помощью аттестации. Но выявить расхождение недостаточно. Система качества лаборатории призвана дать возможность сотрудникам постоянно соответствовать требованиям к занимаемой должности. Для этого персонал лаборатории должен проходить обучение.

С точки зрения системы качества, обучение – это процесс создания и развития знаний, навыков и опыта сотрудников, адекватных выполняемым работам. В этом контексте обучение персонала лаборатории неразрывно связано с требованиями к конкретным профессиональным задачам. Поскольку в лабораторной практике часто появляются новые методы, инструменты, технологии и оборудование для проведения исследований, испытаний и анализа, то эти требования постоянно меняются. В результате, обучение становится непрерывным процессом.

Компетенции сотрудников представляют собой комплекс из нескольких видов подготовки.

К ним относятся:

• базовое образование. Оно определяет общий уровень знаний каждого сотрудника и, как правило, является долгосрочным;
• специализация. Может существовать по различным направлениям, связанным с профессиональной деятельностью персонала лаборатории. Специализация приобретается в результате долгосрочной, среднесрочной или краткосрочной подготовки;
• опыт. Он нарабатывается в ходе исполнения обязанностей и закрепляет теоретические знания, полученные сотрудниками в ходе профессиональной подготовки. Опыт обеспечивает связь накопленных знаний с реальной работой, которую выполняет персонал лаборатории;
• навыки. Представляют собой действия, которые сотрудник может выполнять быстро и точно, без каких-либо дополнительных усилий по контролю за их совершением. Навыки появляются в результате регулярного воспроизведения одних и тех же действий. Они являются неотъемлемой частью опыта сотрудника;
• модель поведения. Это относительно постоянный набор действий сотрудника по отношению к поставленным задачам вне зависимости от содержания задач. Модель поведения вырабатывается у сотрудников в качестве ответной реакции на условия работы.

Для того чтобы компетенции сотрудников соответствовали требованиям к выполняемым работам, могут применяться различные виды обучения. Выбор видов обучения напрямую связан с компетенциями сотрудников. Система качества позволяет гибко реагировать на потребности персонала в обучении и подбирать соответствующий вид подготовки.

В системе качества лаборатории применяются следующие виды обучения:

• профессиональное обучение. Осуществляется по специальным профессиональным программам. Оно связано с получением специализации. Такое обучение, в большинстве случаев, проводят внешние организации. Например, обучение новым методикам измерений проводят на курсах повышения квалификации в высших образовательных учреждениях. Обучение работе на новом испытательном оборудовании проводят изготовители оборудования и т.д.;
• стажировка. Этот вид обучения направлен на приобретение опыта. Персонал лаборатории на практике осваивает теоретические знания, полученные в ходе профессионального обучения. Стажировка может осуществляться как в самой лаборатории (например, работа стажеров под наблюдением экспертов), так и в других организациях (специализированные учебные центры, другие лаборатории);
• наставничество. Вариант обучения, в ходе которого нарабатывается опыт и профессиональные навыки сотрудников. Наставничество, как правило, является внутренним обучением и осуществляется наиболее квалифицированными сотрудниками лаборатории;
• самоподготовка. Является одним из эффективных методов обучения, т.к. позволяет сотрудникам одновременно получать теоретические знания и практический опыт. В ходе самоподготовки персонал лаборатории может применять различные интерактивные программы, электронные средства, проводить наблюдения за работой более опытных сотрудников и пр. Единственной, но очень важной особенностью этого вида обучения является наличие мотивации. Данный вид обучения будет эффективным только в том случае, если сотрудники мотивированы заниматься самоподготовкой;
• инструктаж. Относится к краткосрочному виду обучения. Он позволяет ознакомить сотрудников с конкретными задачами и порядком их выполнения. Инструктаж проводится с последующей проверкой усвоенных знаний. Такая проверка может быть как теоретической, так и практической;
• обсуждение. Этот вид обучения представляет собой рабочие контакты персонала лаборатории. Система качества учитывает такую подготовку, но, как правило, не регламентирует ее проведение.

Обучение должно приводить к повышению квалификации сотрудников. Это возможно в том случае, когда оно достигло поставленных целей. Поэтому по завершении обучения всегда необходимо проводить оценку результативности. Для разных видов обучения оценка результативности будет разной. Важно, чтобы оценка результативности была адекватной проведенному обучению. Например, нет необходимости устраивать специальные экзамены после самоподготовки. Оценить результативность такого обучения можно в ходе очередной аттестации сотрудников.

Учет и документирование сведений о персонале лаборатории

Каждая лаборатория должна быть способна продемонстрировать, что у нее есть компетентные сотрудники, которые могут выполнять поставленные задачи. Такая потребность возникает в разных ситуациях: при аккредитации лаборатории, при взаимодействии с заказчиками, при участии в экспертизе и пр. Реализовать такую потребность можно только в том случае, если в лаборатории ведется учет и документирование информации о персонале.

Порядок учета сведений о персонале регламентирован требованиями кадрового делопроизводства. Сюда относятся вопросы приема на работу, увольнения, перемещения сотрудников и пр. Все эти действия должны быть представлены в системе качества лаборатории. Однако система качества вводит еще ряд дополнительных требований, непосредственно связанных с аттестацией, обучением, оценкой эффективности подготовки персонала лаборатории.

Помимо кадрового учета, лаборатория должна вести и документировать сведения по кадровому планированию и подготовке кадров.

Кадровое планирование включает в себя: мероприятия по оценке загруженности персонала, расстановку кадров в соответствии с требованиями к выполнению работ, определение необходимого количества персонала, планирование времени привлечения сотрудников к работам и пр. Документально кадровое планирование может быть представлено в графиках подбора персонала, штатном расписании, графике ротации кадров, положении о развитии персонала и пр.

Подготовка кадров – это систематическая деятельность лаборатории по обеспечению уровня компетенций сотрудников установленным требованиям к выполняемым работам. Как правило, документами, которые учитывают подготовку кадров, являются: графики аттестации, планы и программы обучения, отчеты по оценке персонала, документы об обучении сотрудников и пр.

Состав регистрируемых сведений может меняться в зависимости от должности, выполняемых работ или статуса сотрудника (временный персонал, постоянный персонал). Тем не менее, порядок действий по кадровому учету, планированию и подготовке кадров в каждой лаборатории должен быть строго формализован и документально оформлен в виде процедур управления персоналом или карт процессов.