Среда организации

От момента создания организации, вокруг и внутри нее, существует множество элементов, которые влияют на ведение бизнеса. Это набор функций, факторов, процессов, входов и выходов, а также условия и ограничения, связанные с повседневной работой. Совокупность таких элементов и есть среда организации или ее контекст.

После вступления в силу стандарта ISO 9001:2015 понимание среды организации стало являться обязательным требованием. Область действия системы качества значительно расширилась. Теперь организация должна идентифицировать, проводить анализ и понимать среду, в которой она осуществляет свою деятельность. Этим необходимо заниматься систематически, на постоянной основе.

Среда организации играет важную роль в существовании и развитии компании. Понимание среды организации – это ключ к правильной бизнес-стратегии, не говоря уже о правильной стратегии качества.

Цель понимания среды организации - выявление факторов, влияющих на работу. Факторы могут быть внешними и внутренними. Чтобы понять, в каких условиях работает организация, необходимо учесть и те и другие. Обязательным требованием анализа среды является рассмотрение всех факторов, которые воздействуют на организацию.

Факторы внешней среды могут оказывать как прямое, так и косвенное воздействие. Внутренняя среда является составной частью самой организации, поэтому она всегда оказывает прямое воздействие.

Косвенное влияние возникает за счет взаимодействия элементов среды, непосредственно не участвующих в работе организации. Они оказывают более или менее одинаковое воздействие на все организации, находящиеся в одном регионе, работающие в одной отрасли или занимающиеся одним и тем же видом деятельности. На такие факторы организация повлиять не может. Они представляют собой неконтролируемые силы, которые необходимо выявлять и соответствующим образом реагировать на них.

Прямое влияние возникает, если среда организации непосредственно задействована в работе компании. Такое взаимодействие существует при выполнении ежедневных (оперативных) задач. При этом сама организация также может воздействовать на элементы среды.

Факторы среды оказывают как положительное, так и отрицательное влияние на деятельность организации. Положительное влияние способно открыть новые возможности в рамках существующей деятельности или помочь созданию новых направлений в работе. Отрицательные влияния – это потенциальные риски и угрозы, которые могут привести к ухудшению положения организации на рынке или вообще к прекращению ее существования.

Факторы внешней среды организации

Для компаний, которые хотят добиваться успеха, а не просто существовать на рынке, факторы внешней среды становятся упорядоченной совокупностью источников информации для получения представления о происходящих в их окружении переменах.

Чтобы факторы внешней среды организации действительно стали источником ценной информации для развития компании, их необходимо определенным образом классифицировать. Первым этапом такой классификации является разделение на факторы прямого и косвенного воздействия.

Факторы косвенного воздействия относятся к макросреде организации. Влиять на эти факторы организация не в состоянии, но она должна вовремя адаптироваться к ним. Количество таких факторов не велико.

Как правило, выделяют от четырех до шести факторов:

• экономический фактор;
• политический фактор;
• социальный фактор;
• технологический фактор;
• экологический фактор;
• демографический фактор.

В зависимости от того на каком рынке работает организация (потребительском или деловом), скорость и сила воздействия факторов внешней среды организации может изменяться. Факторы макросреды оказывают серьезное влияние, однако они имеют достаточно длительный период изменений, поэтому у организаций есть запас времени на адаптацию.

Внешние факторы прямого воздействия часто называют факторами микросреды, т.к. они присущи работе только одной конкретной организации. С влиянием этих факторов каждой компании приходится сталкиваться в повседневной деятельности.

Разнообразие факторов микросреды может быть сведено к нескольким группам:

• фактор конкуренции;
• фактор сбыта;
• фактор партнерства;
• фактор занятости населения;
• фактор потребления.

Факторы внутренней среды организации

Внутренняя среда включает в себя совокупность факторов, которые находятся под прямым контролем и управлением организации. Для того чтобы обеспечить стабильную работу компании, факторы должны быть хорошо известны и находить соответствующее отражение в управленческих решениях. Информация о факторах внутренней среды организации используется при разработке миссии, постановке целей, определении стратегических направлений деятельности, оценке достижения результатов и пр.

Факторы внутренней среды организации могут оказывать как положительное, так и отрицательное влияние на положение компании на рынке. Обнаружить возможности или угрозы, связанные с изменениями, происходящими в организации, позволяет анализ внутренних факторов.

К факторам внутренней среды организации относятся:

• фактор корпоративной культуры;
• фактор организационной структуры;
• фактор персонала;
• фактор технологий;
• фактор ресурсов.

Определение среды организации

Существует множество методов, позволяющих определить внутренние и внешние факторы среды организации. Крупные компании могут применять методы стратегического анализа и ситуационного моделирования. Для небольших организаций достаточно простых методов: SWOT анализ, PEST метод, модель «Пять сил» Портера. Важно чтобы среда организации находилась под постоянным контролем. Периодичность мониторинга и анализа устанавливается исходя из динамики изменений внешней и внутренней среды.

Среда организации может быть выявлена за счет следующих действий:

• постановка задачи. На первом этапе необходимо точно сформулировать область выявления факторов внешней и внутренней среды организации. Эта область зависит от масштабов организации, сферы ее деятельности и вида товаров или услуг, которые она предоставляет.
• сбор данных. Источники данных могут быть первичными и вторичными. Первичные данные – это данные, которые собираются специально для выявления факторов внутренней и внешней среды организации. К вторичным данным относятся данные, которые уже были получены ранее для каких-либо других целей в этой же организации или другими организациями.
• анализ информации. Для анализа данных могут применяться качественные и (или) количественные методы. В основе качественных методов лежит экспертное мнение специалистов, которые проводят анализ. Трудоемкость этих методов небольшая. Для анализа требуется относительно малый объем данных. Количественные методы являются трудоемкими, используют большой объем данных, но их точность значительно выше, чем у качественных методов.
• представление результатов. Результаты анализа среды организации должны быть представлены заинтересованным лицам. Результатами анализа являются выводы и решения, которые включаются в тактические и стратегические планы. Форма представления результатов должна учитывать требование стандарта ИСО 9001:2015 по документированию информации.

Документирование анализа среды организации

Документирование анализа среды организации включает в себя две составляющие: документирование этапов анализа и документирование его результатов.

Документирование этапов анализа необходимо в том случае, когда проводится работа с массивами данных. Сбор данных о факторах среды организации, их систематизация и обработка сами по себе подразумевают их документирование.

Результаты анализа представляют собой выводы и решения, принятые на основе данных, которыми характеризуется среда организации. Их документирование помогает установить риски и возможности. Результаты анализа являются основанием для разработки стратегических и тактических планов. Поэтому документирование результатов становится неотъемлемой составляющей процесса стратегического управления.

Результаты анализа могут представляться в таких документах как:

• бизнес-план;
• концепция развития;
• миссия и стратегические цели;
• анализ конкурентов;
• экономические отчеты;
• SWOT-анализ, PEST – анализ;
• протоколы заседаний стратегических комитетов организации;
• диаграммы, таблицы, карты, схемы конкурентной среды.

Прямого требования документировать анализ среды организации (этапы анализа и его результаты) стандарт не устанавливает. Но провести анализ без документирования сложно, особенно, когда это касается крупных и средних компаний.