Бенчмаркинг (benchmarking) - представляет собой процесс сравнения продуктов, услуг или процессов одной организации с продуктами,
услугами или процессами другой организации. Иногда, проводят сравнение внутри одной и той же организации. Цель этого процесса
заключается в поиске улучшений тех аспектов, по которым проводится сравнение.
Как правило, бенчмаркинг применяет организация, которая хочет улучшить свою деятельность.
Для сравнения со своими процессами (или продуктами) выбирается компания, занимающая лидирующие позиции в том или ином вопросе. Не обязательно
выбирать прямых конкурентов, чтобы провести бенчмаркинг. Для сравнения может выбираться компания из другой сферы деятельности, или работающая с другой
группой потребителей.
Бенчмаркинг позволяет применить в своей работе лучшие практики других компаний. Но, сначала, необходимо добиться полного понимания своих собственных
процессов, т.к. невозможно провести адекватное сравнение, не имея представления о собственной деятельности. Для этого нужно знать границы рассматриваемых
процессов, выполняемые операции, текущий уровень исполнения процессов и другие параметры, характеризующие работу.
Виды бенчмаркинга
В зависимости от объектов сравнения бенчмаркинг может подразделяться на несколько видов:
Внутренний бенчмаркинг – при этом виде бенчмаркинга осуществляется сравнение процессов (продуктов, услуг) внутри
организации. В качестве объектов выбираются близкие или похожие процессы (продукты, услуги). При внутреннем бенчмаркинге довольно легко собрать данные,
однако возможности для сравнения ограничены, и результаты могут оказаться предвзятыми.
Конкурентный бенчмаркинг – сравнение проводится с прямыми конкурентами (по предоставляемым продуктам или услугам),
работающими на местном, региональном или международном рынке. Для этого вида бенчмаркинга необходимо выбирать конкурентов, находящихся на другом «уровне»
рынка. Например, организация, работающая на местном рынке, может выбрать для сравнения организацию, работающую на международном рынке. В этом случае
данные, полученные при сравнении, будут более обоснованными и важными, но их довольно трудно получить.
Функциональный бенчмаркинг – сравниваются процессы собственной организации с похожими процессами другой организации, но
работающей в другой сфере деятельности. При таком виде бенчмаркинга можно получить объективные и важные данные с меньшими усилиями, применяя этичные и
легальные методы получения информации.
Обобщенный бенчмаркинг – для этого вида бенчмаркинга отбираются организации, которые обладают лучшими в своем сегменте
процессами и подходами. Такие организации открыто публикуют информацию о деятельности (примерами могут служить публикации по производственной системе
Toyota, или по системе 6–сигм компании Motorola). Из этих процессов и подходов выбираются для изучения и сравнения наиболее подходящие. После чего они
адаптируются для условий своей собственной организации.
В качестве источников информации для выбора «эталона» по бенчмаркингу используют различные источники. Например, публикации по коммерческой деятельности,
базы данных консалтинговых и аудиторских компаний по организациям, применяющим лучшие практики (например, GMP), списки победителей
премий по качеству и др.
Этапы бенчмаркинга
Для совершенствования деятельности применяются один или несколько видов бенчмаркинга. Объекты бенчмаркинга и направленность
исследований при этом может быть разной, однако основные этапы для всех видов бенчмаркинга будут одинаковыми. Эта последовательность
действий выработалась в результате практики применения бенчмаркинга многими организациями.
Основные этапы бенчмаркинга включают в себя:
Определение, анализ и детализация объекта бенчмаркинга. В качестве объекта могут быть выбраны процессы, услуги или продукты
организации. На этом этапе важно понять, сколько ресурсов и усилий организация готова потратить на процесс бенчмаркинга - будет ли
это разовое мероприятие или бенчмаркинг станет постоянной практикой организации.
Выявление и определение характеристик, по которым будет проводиться бенчмаркинг. Это могут быть важные потребительские
свойства продукта или услуги, или параметры качества процесса.
Формирование команды бенчмаркинга. В команду лучше включать специалистов из различных подразделений организации, чтобы была
возможность более широко и объективно оценить возможности как своих процессов (продуктов, услуг), так и процессов (продуктов,
услуг) партнеров по бенчмаркингу.
Выбор партнеров по бенчмаркингу. В качестве партнеров могут выступать организации-лидеры, добившиеся успеха в реализации
интересующих характеристик (определены на этапе 2). Партнером может быть одна организация или несколько. Если выполняется
внутренний бенчмаркинг, то такими партнерами будут смежные подразделения, процессы или продукты предоставляемые самой
организацией.
Сбор и анализ информации, необходимой для сравнения. Чтобы провести сравнение может потребоваться представить полученную
информацию в том же виде, как она представляется внутри организации. Например, если сравниваются технические характеристики
продукта, то у разных производителей набор этих характеристик может различаться. Характеристики необходимо будет привести к
единой «базе».
Проведение оценки возможности организации в достижении необходимых характеристик в сравнении с партнером (или партнерами)
по бенчмаркингу. Оценка может проводиться различными методами, которые позволяют оценить существующий «разрыв» между работой
собственной организации и работой партнера по бенчмаркингу (например, с помощью GAP – анализа).
Определение возможных изменений существующей практики работы. Создается «видение» будущего состояния организации. Это
видение должно быть основано на результатах адаптации процессов партнера по бенчмаркингу к условиям своей организации.
Разработка стратегических целей и планов по их реализации для достижения желаемого уровня характеристик. В зависимости от
масштабности изменений планы могут затрагивать изменение процессов, системы управления, организационной системы, культуру
исполнения работ и др. аспекты.
Реализация запланированных изменений и постоянный контроль за ходом преобразований в организации. Если необходимо, то
выполняются корректировки планов.
После достижения установленных целей и реализации планов принимается решение о повторении цикла и реализации всех этапов
бенчмаркинга для новых условий.
Прежде чем применять бенчмаркинг в качестве инструмента по совершенствованию деятельности организация должна решить, какой объем ресурсов она может на него выделить. Проводить бенчмаркинг лучше по хорошо отработанным методикам. Методика бенчмаркинга может значительно сэкономить время работы и ресурсы. Если принимается решение использовать бенчмаркинг в качество одного из инструментов постоянного совершенствования, то он может быть выделен в отдельный процесс.
Преимущества бенчмаркинга
В том случае, когда бенчмаркинг проведен правильно, он может дать компании много преимуществ. Критериями успешного проведения
бенчмаркинга являются правильно подобранная команда, глубокая детализация процессов, заинтересованность руководства в результатах,
интеграция результатов бенчмаркинга со стратегическими планами развития.
Во время выполнения работ команда бенчмаркинга имеет возможность посмотреть на свою организацию со стороны. Это позволяет выйти
за рамки ежедневной деятельности и существующие ограничения, и найти новые идеи по улучшению работы. За счет применения
бенчмаркинга можно избежать многих ошибок, а также повысить прибыль организации за относительно короткое время.
