ОптимаСофт Менеджер процессов

Популярным направлением развития CASE средств является интеграция с корпоративными системами управления. Это позволяет оптимизировать затраты на автоматизацию процессов и сократить количество применяемых программных платформ. «ОптимаСофт Менеджер процессов» – система, построенная на базе 1С. Предназначена для создания комплексных моделей деятельности организации с использованием стандартных нотаций моделирования.

«ОптимаСофт Менеджер процессов» может применяться на предприятиях различного масштаба с численностью персонала от единиц до нескольких сотен человек. Для небольших организаций он удобен простотой применения, для крупных компаний – широким набором функциональных возможностей.

По своей сути данную систему можно отнести к классу интегрированных CASE средств. Графические элементы позволяют создавать визуальные модели процессов, логические модули - определять правила и условия их выполнения, компонент BSC (Balanced ScoreCard) - задавать целевые показатели работы, а встроенный BPMS (Business Process Management System) функционал - быстро запустить созданные диаграммы на выполнение. Конечные пользователи могут приступить к работе с минимальным обучением благодаря известности и широкому использованию платформы 1С.

«ОптимаСофт Менеджер процессов» поддерживает работу с наиболее известными нотациями методологий моделирования – IDEF, EPC, BPMN и др. Это позволяет работать с программой широкому кругу специалистов. Для работы нет необходимости приобретать дополнительное программное обеспечение. В состав модулей системы встроен набор инструментов бизнес-анализа.

Возможности ОптимаСофт Менеджер процессов

В сентябре 2015 года компания ОптимаСофт, разработчик системы, выпустила вторую версию продукта. Ее функциональные возможности расширись по сравнению с предыдущим релизом. Это позволило улучшить интеграцию. Появилась поддержка управляемых форм 1С. Благодаря этому Case средство может быть объединено с конфигурациями 1С, работающими на таких формах.

В состав Менеджера процессов входит три основных модуля: «моделирование», «выполнение» и «показатели». Их задача – обеспечить моделирование, исполнение и мониторинг бизнес процессов.

Функции модулей системы включают:

• моделирование бизнес-процессов. В стандартную поставку «ОптимаСофт Менеджер процессов» входят нотации IDEF0, EPC, блок-схемы, BPMN, Use case (uml). При моделировании система поддерживает возможность декомпозиции диаграмм сверху вниз. Уровень декомпозиции выбирается произвольным. В одной модели допускается применять несколько видов нотаций. Описание бизнес-процесса останется целостным. Например, диаграммы нотации IDEF0 могут быть декомпозированы нотациями EPC, блок-схемой или BPMN. Построение выполняется в произвольном порядке, начиная с тех данных, которые есть в наличии.
• разработка организационных структур. Организационные единицы являются неотъемлемой частью любого процесса. В системе предусмотрена возможность построения отдельной модели организационной структуры. Это удобно для выявления вертикальных и горизонтальных связей в системе управления организацией.
• коллективная работа. «ОптимаСофт Менеджер процессов» позволяет организовать коллективную работу. В создании моделей принимают участие несколько заинтересованных сторон: бизнес-аналитики, владельцы процессов, руководители подразделений, рядовые сотрудники. Их роль, права и ответственность различны. Аналитики создают схемы и описание моделей, владельцы процессов контролируют полноту и достоверность информации, руководители подразделений и сотрудники уточняют и детализируют данные.

В ходе коллективной работы аналитиков система позволяет блокировать диаграмму для текущего редактора. Пока диаграмма находится на редактировании, другие аналитики не смогут вносить в нее изменения. Это исключает конфликт интересов. Каждый аналитик может заблокировать диаграмму на период работы. Блокировка будет действовать, даже если редактор вышел из системы. При необходимости у администратора есть возможность снимать блокировки.

Для остальных заинтересованных лиц (владельцев процессов, руководителей подразделений, сотрудников организации), есть возможность работать с моделью в режиме аудита. Они могут просматривать диаграммы и строить отчеты. Использование такой возможности исключает необходимость обмена промежуточными данными. Специалисты контролируют и анализируют модель в режиме on- line через web-интерфейс.

• генерация отчетов. «ОптимаСофт Менеджер процессов» обладает хорошей структурой отчетов, которые создаются для вновь построенных моделей и исполняемых процессов.

После создания модели отчеты генерируются автоматически. Они обладают интерактивностью, и по ним удобно анализировать данные бизнес-процессов. Состав отчетов включает в себя «Матрицу ответственности», «Регламент IDEF0», «Регламент EPC» и прочие. Отчеты могут быть выведены в популярных для экспорта форматах (pdf, xls, odf, doc, html и прочие). Кроме того, модели можно сохранять в графическом виде (форматы gif, jpg, bmp).

После накопления статистики по бизнес-процессам аналитик может проанализировать их работу с помощью отчетов: «Ведомость по бизнес-процессам», «Отклонения времени по задачам», «Отклонения времени по исполнителям» и др. Информация из отчетов применяется для последующей оптимизации. Данные обладают высокой достоверностью, т.к. представляют собой результаты выполнения реальных процессов.

• исполнение процессов. Важной составляющей моделирования является последовательная отработка операций процесса. В состав «ОптимаСофт Менеджер процессов» входит модуль BPMS. Это позволяет запустить модель процесса на исполнение: автоматизировать постановку задач, контролировать время работы, распределять маршруты заданий, создавать оповещения. Администратор может визуально контролировать этап выполнения каждого экземпляра бизнес-процесса.
• контроль и мониторинг процессов. Управление процессом невозможно без планирования и получения обратной связи о его состоянии. Для этого устанавливают цели и собирают значения показателей работы. В системе есть возможность создавать стратегические карты процессов, определять цели, назначать показатели и регистрировать их значения. Собирать данные можно как в автоматическом режиме, так и вносить их вручную.

Для контроля и мониторинга показателей процесса в автоматическом режиме можно подключить внешние модули. Если «ОптимаСофт Менеджер процессов» интегрирован в корпоративную информационную систему, то значения показателей будут поступать прямо из первоисточников.

Для владельцев процессов (руководителей подразделений) разработан специальный модуль – «Монитор KPI». Он дает визуальное представление информации по текущему состоянию дел.

• интеграция. «ОптимаСофт Менеджер процессов» реализован на платформе 1С, что позволяет интегрировать его с данной корпоративной системой. При выполнении задач пользователь может взаимодействовать с объектами из этой системы (документами, справочниками). Для более гибкой настройки существуют дополнительно подключаемые модули на языке 1С.
• адаптация к пользователю. Система обладает «дружелюбными» настройками по отношению к пользователям. Элементы моделей имеют хорошую визуализацию. При работе с отчетами можно выделить какой-либо процесс и этот процесс подсветится в «Дереве процессов». Если при этом в «Навигаторе» бизнес-процессов будет открыта подходящая диаграмма, то при нажатии на отчете будет подсвечен элемент прямо на диаграмме. Для удобства работы удаленных пользователей можно настроить работу через Интернет.
• расширение возможностей. Для расширения стандартных нотаций (поставляемых в стандартной поставке) есть встроенный конструктор графических элементов. Пользователь может сам добавлять новые элементы и определять их поведение. Конструктор позволяет изменить элементы существующих нотаций и создать свои собственные.

Преимущества ОптимаСофт Менеджер процессов

На рынке присутствует большое количество Case средств как зарубежных, так и Российских производителей. Продукты отечественных компаний больше адаптированы к нашим условиям. «ОптимаСофт Менеджер процессов» относится к одной из таких систем.

К основным преимуществам системы можно отнести:

• синхронизация работы. Разработка модели, анализ и последующий запуск на выполнение бизнес-процесса - это сложные мероприятия, требующие участия нескольких заинтересованных лиц. Если пользоваться совокупностью различных инструментов, то это приводит к необходимости постоянной синхронизации. «ОптимаСофт Менеджер процессов» выполняет эти действия автоматически;
• бесплатное ознакомление. Для работы трех пользователей система может быть установлена бесплатно. Это позволяет ознакомиться с программой до покупки локальных лицензий. Бесплатная версия полностью функциональна и дает возможность оценить удобство и качество работы системы;
• интеграция. Система разработана на платформе 1С, поэтому ее можно легко интегрировать с программными продуктами этой платформы и создавать дополнительные модули. При необходимости система может работать с программным обеспечением сторонних производителей. Подключение и работа осуществляется через COM соединение;
• широкий функционал. Для решения основных задач бизнес-анализа возможности системы являются исчерпывающими. Приобретение и установка дополнительного обеспечения не требуется;
• удаленная работа. Для работы удаленных пользователей система поставляется с модулем «Web-портал». Он входит в стандартный набор. Пользователи могут работать через Интернет. Обмен данными происходит централизованно;
• расширение функционала. Для увеличения возможностей системы «ОптимаСофт Менеджер процессов» может дополняться модулями расширения (отчеты, формы задач и пр.);
• обмен данными. База данных системы использует платформу SQL. Выгрузка данных осуществляется в формате XML. Это позволяет обмениваться данными с приложениями, использующими этот формат;
• расширение нотаций. В системе нет жесткого ограничения на применение нотаций. Пользователи могут изменять встроенные нотации или создавать новые для удобства представления процессов или исходя из потребностей бизнес-анализа.